excel中如何利用數據有效性設置下拉菜單？

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我是明哥，前麥肯錫戰略咨詢顧問，埃森哲管理咨詢顧問，13年職場經歷，一個喜歡用思維導圖架構PPT的老司機，歡迎關注我的頭條號，一起成為職場精英。一、核心觀點

Excel的數據有效性設置，可以達到以下目的：

確保數據的一致性，當下拉列表的數據更新時，引用了該下拉列表的地方，數據都會自動更新，確保數據一致。

確保數據的有效性，數據只能從下拉列表中選取，否則系統會報錯，同時無法保存數據。

提高效率，維護好下拉列表后，其他地方都是直接引用。

二、如何設置下拉菜單

我們一起來先看一下場景，然后再看看怎么做。例子包括兩部分，（1）【班級】列只能輸入或選擇“一年級、七年級”，（2）選擇【班級】后，科目要根據【班級】的內容進行限制，如一年級只能選擇“語文和數學”，七年級只能選擇“語文、數學、英語、歷史、地理”。

圖1、根據一級下拉列表內容，自動匹配二級下拉列表的內容

步驟一

（1）先維護下拉列表，如班級包括一年級、七年級，科目，一年級有語文和數學，七年級有語文、數學、英語、歷史、地理等。

圖2、 方便定義一級下拉列表和二級下拉列表的內容

步驟二

（2）點【班級】列，數據驗證

步驟三

（3）在數據驗證頁面，選擇【系列】、來源設置為之前定義的下拉列表內容

附：有效性驗證測試：手工輸入其他文字，如999，Excel提示數據驗證不匹配，因為該列只能選擇“一年級、七年級”

圖3、4 、5根據有效性驗證規則，限制一級下拉列表

步驟四

（4）不同年級的科目和年級相關，因此需先定義【年級】列和【科目】列的對照關系。

方法：【公式】、【名稱管理器】、【新建】、維護【引用位置】，名稱隨便定義。

步驟五

（5）在【科目】列上點【數據驗證】、【系列】、來源處輸入“=INDIRECT(D3)”，其中D3為【班級】列，這樣，選擇不同的【班級】，出現的【科目】也就不同了。

圖6、7，根據一級下拉列表內容，自動匹配二級下拉列表內容。

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