怎么樣才能提高excel的效率？

前排提示：文章有點長，都是干貨，分為技能教學和財務(wù)報表講解，可以先點贊收藏后看。

財務(wù)分析，一般都是以企業(yè)為單位，你別看那幾個財務(wù)在那埋著頭，他們做的可是全公司的大事！

比如有一天，我正在極其認真地研究一份財務(wù)報告，忽然聽到背后老大幽幽的一句：看這么仔細看啥？這數(shù)一看就有問題。

財務(wù)高手，其實說白了，也就是數(shù)據(jù)高手。想做好財務(wù)工作，那就勢必要用好數(shù)據(jù)工具：如Excel、BI工具、報表工具等等。

我們分2塊來說明白。

第一塊，講一下excel技能。

我看很多答主都說什么快捷鍵，這是我非常不滿意的答案，真正的工作中這哪是必備？你怎么不說求和也是必備？

我們只把Excel作為一個數(shù)據(jù)中轉(zhuǎn)站，最后的財務(wù)展示肯定不可能用它，所以別那么花里胡哨。

我和多位財務(wù)總監(jiān)打過交道，我就想說Excel的數(shù)據(jù)錄入和數(shù)據(jù)分析才是真正實用的功能，而用好這些，足夠成為讓你打開一家企業(yè)財務(wù)崗位的敲門磚。

Excel的數(shù)據(jù)錄入和分析，必然離不開公式，話放在這里，搞定了公式，就把財務(wù)工作搞定了80%。

1、IF函數(shù)

用途：根據(jù)邏輯真假返回不同結(jié)果

函數(shù)公式：

=IF（測試條件，真值，[假值]）

函數(shù)解釋：

當?shù)?個參數(shù)“測試條件”成立時，返回第2個參數(shù)，不成立時返回第3個參數(shù)。IF函數(shù)可以層層嵌套，來解決多個分支邏輯。

▲舉例：80分以上的晉級，低于80分的補考，低于50分的淘汰

函數(shù)公式示例：

=IF(B2<80,IF(B2<50,"淘汰","補考"),"晉級")

2、SUMIF函數(shù)

用途：對一個數(shù)據(jù)表按設(shè)定條件進行數(shù)據(jù)求和

函數(shù)公式：

=SUMIF（區(qū)域，條件，[求和區(qū)域]）

函數(shù)解釋：

參數(shù)1：區(qū)域，為條件判斷的單元格區(qū)域；

參數(shù)2：條件，可以是數(shù)字、表達式、文本；

參數(shù)3：[求和區(qū)域]，實際求和的數(shù)值區(qū)域，如省略則參數(shù)1“區(qū)域”作為求和區(qū)域。

▲舉例：求貨品1的銷售額總和

函數(shù)公式示例：

=SUMIF(B:B,"貨品1",D:D)

3、SUMIFS函數(shù)

函數(shù)公式：

=SUMIFS(求和區(qū)域,區(qū)域1,條件1,[區(qū)域2],[條件2],……)

函數(shù)解釋：

第1個參數(shù)是固定求和區(qū)域。區(qū)別SUMIF函數(shù)的判斷一個條件，SUMIFS函數(shù)后面可以增加多個區(qū)域的多個條件判斷。

▲舉例：求上海地區(qū)貨品2的銷售額

函數(shù)公式示例：

=SUMIFS(D:D,A:A,"上海",B:B,"貨品2")

4、VLOOKUP函數(shù)

用途：用于在某區(qū)域內(nèi)查找關(guān)鍵字返回后面指定列對應的值。

函數(shù)公式：

=VLOOKUP（查找值，數(shù)據(jù)表，列序數(shù)，[匹配條件]）

函數(shù)解釋：

相當于=VLOOKUP（找什么，在哪找，第幾列，精確找還是大概找一找）

最后一個參數(shù)[匹配條件]為0時執(zhí)行精確查找，為1（或缺省）時模糊查找，模糊查找時如果找不到則返回小于第1個參數(shù)“查找值”的最大值。

▲精確查找：精確查找舉例：查詢某員工工資

函數(shù)公式示例：=VLOOKUP(E2,A:C,3,0)

▲模糊查找：將員工收入劃分等級，工資低于6000屬低收入，6000-8000中等收入，8000以上高收入。

函數(shù)公式示例：

=VLOOKUP(C2,$F$4:$G$6,2,1)

5、MID函數(shù)

用途：截取一個字符串中的部分字符。有的字符串中部分字符有特殊意義，可以將其截取出來，或?qū)厝〉淖址龆芜\算得到我們想要的結(jié)果。

函數(shù)公式：

=MID（字符串，開始位置，字符個數(shù)）

函數(shù)解釋：

將參數(shù)1的字符串，從參數(shù)2表示的位置開始，截取參數(shù)3表示的長度，作為函數(shù)返回的結(jié)果。

▲舉例：根據(jù)身份證號碼，自動獲取出生日期，=TEXT(身份證號，"0-00-00")這里的TEXT函數(shù)作用是將MID取出的8位數(shù)按0-00-00的格式輸出顯示。

函數(shù)公式示例：

=TEXT(MID(B2,7,8),"0-00-00")

6、DATAEIF函數(shù)

用途：計算日期差，有多種比較方式，可以計算相差年數(shù)、月數(shù)、天數(shù)，還可以計算每年或每月固定日期間的相差天數(shù)、以及任意日期間的計算等，靈活多樣。

函數(shù)公式：

=DATEDIF(開始日期，終止日期，比較單位)

函數(shù)解釋：

參數(shù)1須小于參數(shù)2，即開始日期小于終止日期，否則會出錯；

參數(shù)3可以是以下幾種，分別代表不同的計算方式：

▲舉例：計算相差年數(shù)，如計算年齡、工齡等

函數(shù)公式示例

=DATEDIF(B2,TODAY(),"Y")

7、SUMPRODUCT函數(shù)

用途：一般用于某一條件或多個條件的求和、計數(shù)等

函數(shù)公式：

=SUMPRODUCT（數(shù)組1，……）

函數(shù)解釋：

它的參數(shù)由多個相同維度的數(shù)組組成，將數(shù)組間對應元素相乘并返回乘積之和。

當數(shù)組為邏輯數(shù)組{TRUE，……TRUE，……}可以用來當做判斷條件或計數(shù)用，當數(shù)組為數(shù)值數(shù)組{數(shù)值，……數(shù)值，……}該數(shù)組就可以實現(xiàn)求和。

▲舉例：求地區(qū)某產(chǎn)品發(fā)貨次數(shù)

函數(shù)公式示例：

=SUMPRODUCT((A2:A11="上海")*(B2:B11="貨品2"))

8、RANK函數(shù)

用途：用于排名計算。

函數(shù)公式：

=RANK（數(shù)值，引用，[排位方式]）

函數(shù)解釋：

參數(shù)1，是參與排名的數(shù)值；

參數(shù)2，是排名的數(shù)值區(qū)域；

參數(shù)3，是表示升序還是降序排名，為0或忽略時從高到低排名，為非0時從低到高排名。

▲舉例：將員工的工資從高到低進行排名

函數(shù)公式示例：

=RANK(C2,$C$2:$C$7)

基本上就是上面這些了，對于財務(wù)人員來說，這才是最核心的技能。

第二塊，講一下更深入的內(nèi)容，財務(wù)報表分析，一個財務(wù)人離不開的話題。

財務(wù)報表分析是任何一個企業(yè)都不可輕視的工作，然而對于很多剛剛?cè)腴T的新手來說，剛拿到一張財務(wù)報表往往是一臉懵逼的，那么如何來分析賬務(wù)報表呢？怎么樣才能確定公司的財務(wù)是健康的呢？

其實答案就在報表中，學會財務(wù)報表分析，就能找到隱藏在報表中的秘密。

一、財務(wù)報表到底怎么做才好！

老板們真正關(guān)心的是能直觀體現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營狀況：盈利能力、營運能力、償債能力、發(fā)展能力的財務(wù)分析報表。

先貼出三張根據(jù)不同商業(yè)需求做出的可視化財務(wù)分析報表，其通過多維度、全方面的可視化圖表，讓領(lǐng)導們快速準確的掌握公司運營現(xiàn)狀，為公司未來風險控制和財務(wù)決策提供有效依據(jù)！

那么如何做出上述三種高質(zhì)量財務(wù)分析報表呢？

我用的是企業(yè)級報表軟件Finereport，它好不好不能靠嘴說，得你看完才知道。

1、看菜下碟做分析

首先，你的財務(wù)分析要想引起老板領(lǐng)導們的興趣，就要站在他們的立場出發(fā)，來分析數(shù)據(jù)。

2、可視化表達報表數(shù)據(jù)

能用一張圖表達清楚數(shù)據(jù)信息的，盡量不要用密密麻麻的數(shù)字表。

如下公司資產(chǎn)負債表。顯然上圖更能一目了然看清楚結(jié)構(gòu)，避免了研究。

3、搭建成經(jīng)營駕駛，以便及時監(jiān)控

如開頭提到的駕駛艙報表。

4、用聽得懂的語言匯報領(lǐng)導/老板關(guān)注的數(shù)字

財務(wù)人員總是習慣用會計科目和語言還有一些財務(wù)比率去說明一個問題，沒有注意和領(lǐng)導溝通的共同語言。時間長了領(lǐng)導聽不懂，會計人員也不愿意再說了，慢慢就造成了溝通上的障礙，一點點的會對會計的工作不利，做的許多事情他聽不懂，工作就不會得到領(lǐng)導的理解和贊同。

因此要有針對性地和領(lǐng)導溝通，要知道他存在哪些盲點，給領(lǐng)導講明白，其次能用簡單通俗的話把會計說明白。比如現(xiàn)金銀行存款就不用說了可以統(tǒng)稱為現(xiàn)金或者錢，應收賬款和其他應收款就是和銷售產(chǎn)品直接相關(guān)和間接相關(guān)的事，把這些科目都說成欠款，把科目都翻譯成生活中的俗語，固定資產(chǎn)你把它說成買的什么設(shè)備這個領(lǐng)導很清楚，就更加通俗了。

二、財務(wù)報表分析的方法

1、垂直分析：

主要是分析總體與部分之間的比例，對于某個項目占總體報表項目的比重，又叫做結(jié)構(gòu)分析。

第一步，首先計算確定財務(wù)報表中各項目占總額的比重或百分比。第二步，通過各項目的占比，分析其在企業(yè)經(jīng)營中的重要性。一般項目占比越大，其重要程度越高，對公司總體的影響程度越大。第三步，將分析期各項目的比重與前期同項目比重對比，研究各項目的比重變動情況，對變動較大的重要項目進一步分析。FineReport制作的品類垂直分析

2、水平分析

主要是橫向分析報表中變化率最大的項目，將財務(wù)報表各項目報告期的數(shù)據(jù)與上一期的數(shù)據(jù)進行對比，分析企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)變動情況。

水平分析進行的對比，一般不是只對比一兩個項目，而是把財務(wù)報表報告期的所有項目與上一期進行全面的綜合的對比分析，揭示各方面存在的問題，為進一步全面深入分析企業(yè)財務(wù)狀況打下了基礎(chǔ)，所以水平分析法是會計分析的基本方法。

3、趨勢分析

趨勢分析，是一種長期分析，計算一個或多個項目隨后連續(xù)多個報告期數(shù)據(jù)與基期比較的定基指數(shù)，或者與上一期比較的環(huán)比指數(shù)，形成一個指數(shù)時間序列，以此分析這個報表項目歷史長期變動趨勢，并作為預測未來長期發(fā)展趨勢的依據(jù)之一。

趨勢分析法既可用于對會計報表的整體分析，即研究一定時期報表各項目的變動趨勢，也可以只是對某些主要財務(wù)指標的發(fā)展趨勢進行分析。

4、比率分析

將兩個財務(wù)報表數(shù)據(jù)相除得出的相對比率，分析兩個項目之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

財務(wù)比率一般分為四類：盈利能力比率，營運能力比率，償債能力比率，增長能力比率。

5、因素分析

又稱連環(huán)替代法，用來計算幾個相互聯(lián)系的驅(qū)動因素對綜合財務(wù)指標的影響程度的大小。比如，銷售收入取決于銷量和單價兩個因素，企業(yè)提價，往往會導致銷量下降，我們可以用因素分析來測算價格上升和銷量下降對收入的影響程度。

6、比較分析

包括兩個方面，一是企業(yè)內(nèi)部的指標數(shù)據(jù)分析，比如銷售額；二是和最主要的競爭對手進行對比分析，內(nèi)容包括競爭力、財務(wù)能力等。

三、如何建立企業(yè)的財務(wù)分析平臺

一個能成功運作并帶來效益的分析體系，往往需要主數(shù)據(jù)管理，數(shù)據(jù)倉庫搭建，分析平臺，指標梳理等一系列環(huán)節(jié)支撐。

我們給很多企業(yè)做過這樣的數(shù)據(jù)分析項目，財務(wù)往往是大部分企業(yè)最先切入的模塊，成為數(shù)據(jù)中心、利潤中心等等。

這里體系的講講，分享一些經(jīng)驗。

首先，要想清楚解決什么問題，比如從組織管理的人、財、物、信息等幾個要素出發(fā)，是想減少人力浪費？減少生產(chǎn)環(huán)節(jié)浪費？降低庫存積壓？提高營運效率？。長遠來看，想要達到什么狀態(tài)，支撐個業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)化運營？承擔數(shù)據(jù)中心的角色？

其次，實現(xiàn)以上需要輸出什么樣的報表，形成什么樣的應用，手頭有哪些數(shù)據(jù)。

上面是業(yè)務(wù)層面的，需要形成業(yè)務(wù)方案。想清楚之后就是數(shù)據(jù)層面，需要：

統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準和規(guī)則——主數(shù)據(jù)管理搭建支撐分析的數(shù)據(jù)中心——數(shù)據(jù)倉庫

然后是報表規(guī)劃、指標梳理、分析模型的搭建、可視化。

整體規(guī)劃

首要是實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的分析自動化、可視化。

以下是常規(guī)分析平臺的技術(shù)框架

搭建報表平臺體系

梳理指標形成庫

財務(wù)分析應用

財務(wù)綜合分析

相關(guān)報表展示

上面的圖都是由FineReport制作！