在沒有計算機以前，人們利用紙和筆來記錄數據，比如：民間常常說的豆腐帳，就是賣豆腐的每天將自己的賣出的豆腐記在一個本子上，然后每月都要匯總算算。這種情況下，報表數據和報表格式是緊密結合在一起的，都在同一個本子上。數據也只能有一種幾乎只有記帳的人才能理解的表現形式，且這種形式難于修改。

當計算機出現之后，人們利用計算機處理數據和界面設計的功能來生成、展示報表。計算機上的報表的主要特點是數據動態化，格式多樣化，并且實現報表數據和報表格式的完全分離，用戶可以只修改數據，或者只修改格式。