數據分析神器

數據透視表是數據分析的神器，我們日常工作中要統計的各種報表都可以通過這一功能來實現。

作為一種交互式的圖表，它允許用戶根據需要對各類數據維度進行劃分，通過快捷地拖動各類數據維度，將他們進行不同的重組，實現我們想要的結果。

技巧1:拖拖拽拽”，快速制作統計報表，完成數據統計

根據你需要統計的數據維度和表格結構，“拖拖拽拽”，快速制作出你需要的統計報表，完成相應的數據統計。

操作步驟：選中原始數據表中的任意單元格—【插入】—【數據透視表】—【數據透視表字段及區間】—根據報表行列呈現需要，在字段列表中選定該字段并按住鼠標左鍵拖放到下方的矩陣窗口中，數據透視表布局即完成。

數據透視表創建

技巧2:多種數值統計方式，輕松完成

數據透視表提供了求和、計數、最值、平均值、標準差、百分比等多種數值統計方式，你想要的結果它都可以呈現

操作步驟：需要幾種統計方式就拖入幾次計算【值字段設置】—【值顯示方式】—【百分比】。

數據透視：多數值計算

技巧3:根據時間變化創建組，報表多元顯示

不只是日期，數據按照月份、季度、年度或者它們的組合展示，統統都可以。

操作步驟：選中任一日期數據，右鍵創建組，選中月份，按住CTRL,再選中年，可以隨意組合的。這個也可以進行年齡分段統計等問題。

數據透視-創建組-時間

技巧4：城市組合成區域，只要手動創建一下

北京、天津、沈陽，這些城市如何組合成【華北區】？老板就要的大區級的數據統計，我該怎么辦？不要擔心，手動創建一下，瞬間完成

操作步驟：選中要組合的標簽（CTRL進行多選）—右鍵創建組—修改數據標簽。

數據透視-創建組-區域

技巧5:數據透視表下，數據排序依然有效

在數據透視表下，將數據升序、降序或者你自己定義的順序排序？

操作步驟：選中要排序的任一一數據—右鍵選擇排序—選擇升序或者降序。如果是自定義排序，先通過【選項】嵌入自定義排序，然后再選擇升序或者降序操作。

數據透視表：排序

技巧6:數據也可篩選，想要什么找出什么

找出銷售量TOP3的明星銷售員？篩選一下，就是這么簡單

操作步驟：選中任一一數據標簽—右鍵篩選—【前10個】—修改為按照銷售額最大的3個。

數據透視表：篩選

技巧7:數據變化了，刷新一下，數據透視表隨之而動

根據統計的維度，我們就可以制作數據透視表模板了。數據一有變化，我們就更新一下，統計結果馬上出來，連“拖拖拽拽”的功夫都省了，這就是自動化！

操作步驟：選中數據透視表中任一數據—右鍵點擊刷新。這個刷新操作是無法自動完成，手動一下，手動一下就好。

數據透視：手動刷新

技巧8:總表分多表，利用篩選器，告別復制粘貼

從系統內導出的總表數據，如何根據我們的需要，比如銷售城市、銷售部門等標簽分成多個分表呢？數據透視表中的篩選器瞬間實現

操作步驟：將分表的數據標簽拖入數據透視表中的篩選器—數據透視表選項—顯示報表篩選頁—確定。

雙擊各個報表的匯總值，符合要求的原始數據就顯現了，amazing！

數據透視表-篩選器-分頁

技巧9：數據按照時間軸滾動，日程表來了

讓重要數據按照時間軸展現？怎么可能實現得了。插入一個日程表，就足夠了。

操作步驟：選中數據透視表任一單元格—插入日程表，拖拉一下日程表下方的滾動軸，想看哪個月就看哪個月，想看哪幾個月就看哪幾個月。

數據透視：插入日程表

技巧10:數據的遙控器，切片器

數據演示的時候，老板突然說要看看某個類別的數據，匆匆忙忙趕緊找。唉，能不能給我個數據遙控器，想看什么，點擊個菜單。哈哈哈，切片器就是來滿足你這個要求了。

數據透視：插入切片器

技巧11：切片器多報表鏈接，按一鍵即可掌控

切片器不僅能構建多個，而且一個切片器可以鏈接多個報表。同一個遙控器，按一鍵，控制的可是多個報表，數據展現輕松暢快。

操作步驟：選中切片器—右鍵選擇報表鏈接—選中你需要的數據透視表即可。

數據透視：切片器鏈接

技巧12:不只有表，還有圖形展示：數據透視圖

完成的數據報表不只是可以通過表格實現，直接還可以生成圖表。如果再配合一個切片器，圖表竟然動了起來。

操作步驟：選中數據透視表任一單元格—數據透視圖—選中你需要的圖表類型—結合切片器，圖表就成為了動態圖表。

數據透視圖

數據透視表的功能是不是很強大，如果再讓你完成100張數據統計報表，是不是工作效率瞬間倍增。

但在這里，還是要給大家一個小貼士：

數據透視表好用，但原始數據一定要規范：數據標簽行只有一行、數據完整、不要匯總統計、不要合并單元格、數據格式規范。千萬要記住！

Excl中的大眾情人

在我們的工作中，基本每天都會遇到這樣的場景。比如從總表中，根據姓名匹配身份證號信息，根據考核等級確定獎金比例。

這些工作本質上都是匹配調用：匹配同樣的數據，調用出我們需要的數據。

要解決這個問題，最常用到的就是VLOOKUP函數。VLOOKUP函數是Excel中的大眾情人。我們曾經做過“如果只能選擇學習Excel中的一項功能，你會選擇哪個”的調查，VLOOKUP函數竟然高居第二位。

那么VLOOKUP函數究竟如何使用呢？

VLOOKUP函數語法結構：VLOOKUP(Lookup_value,Table_array,Col_index_number,Range_lookup),即VLOOKUP（查找值，查找范圍，返回的數值所在的列數，精確匹配還是模糊匹配）。

技巧13:VLOOKUP函數精確匹配，返回你需要的唯一數據

比如根據姓名匹配身份證號信息，對于這種匹配調用唯一的數據，就要用到VLOOKUP函數的精確匹配了。

操作步驟：查找范圍為絕對引用，可按快捷鍵F4，精確匹配下參數為0或FALSE。

注意事項：查找范圍和要返回的數值所在的列數都是要從查找值所在的列開始計算。

VLOOKUP精確匹配

技巧14:VLOOKUP函數模糊匹配，返回你需要的區間數據

比如根據考核等級確定獎金比例，對于這種在區間范圍內匹配調用數據，就要用到VLOOKUP函數的模糊匹配了，這個功能完全可以替代掉IF函數的多層嵌套，再也不用為寫錯順序發愁。

操作步驟：查找范圍依然為絕對引用，可按快捷鍵F4，模糊匹配下參數為1或TRUE。

注意事項：等級表的編制要從小到大

VLOOKUP模糊匹配
老板的最愛

俗話說：能用數據顯示的，絕不用文字說明；能用圖形顯示的，絕不用數據說明。

技巧15:柱線組合圖：數據差異再大，依然清晰展示

圖表效果圖

這種工作場景你一定會經常碰到：老板看的數據，既要匯總值，還要變化率，一張圖表上如何體現這兩類數據差異如此之大的圖表呢。

第一步：插入圖表，創建組合圖

操作步驟：全選數據—插入圖表—二維柱形圖—選中圖表后在【格式】選項卡下選中“系列引文影響力”—【設計】選項卡下更改圖表類型—系列引文影響力變為折線圖，同時勾選次坐標軸。

注意：對于數據差異比較大的數據，次坐標軸一定要學會用

插入圖表-組合圖

第二步：添加圖表元素，添加數據標簽

操作步驟：選中圖表—點擊圖表右側的+號—勾選數據標簽項—選擇添加位置。

添加圖表元素、數據標簽

第三步：坐標軸設置與隱藏，柱線分離，網格線刪除

當添加完數據標簽后，坐標軸存在的意義就不大了。

操作步驟：先雙擊主坐標軸（左邊）—【坐標軸選項】起點200，間隔400，柱形圖相應下降，標簽位置選擇無（隱藏）。

雙擊次坐標軸（右邊）—【坐標軸選項】起點-10，折線圖相應上升標簽位置選擇無（隱藏）

選中網格線，直接按Delete鍵或者取消網格線勾選

隱藏坐標軸、柱線分離

第四步：基本美化設置

操作步驟：柱形圖間距比例調整為75%-100%，折線圖數據標簽選擇三角形等。

注意：標題可以改得更加醒目，給出直接結論更好；添加數據來源，顯得更加規范。圖表中的字體可以使用微軟雅黑或者ArialUnicodeMS，配色可以去模仿商業雜志的配色，圖表就會看起來非常專業。

基本美化設置

讓圖表嵌入到單元格或以諸如條形圖等方式展示，也是除了圖表之外，讓數據可視化的常用手段。這里給大家帶來三種。

技巧16:條件格式，讓你的數據會說話

我們經常會這么做：對于增長的數據我們標注綠色的上升箭頭，不變的變為平行的黃色箭頭，減少的標注紅色的下降箭頭。

這就是條件格式，它提供條形圖、色階、圖標集等很多種顯示方式，功能強大。

操作步驟：選擇數據—條件格式—條件格式類型選擇。

對于已經設置好的條件格式，我們也可以通過編輯進行再次設置。

條件格式

技巧17:REPT，函數也可以制作條形圖

不只是通過插入圖表設置條形圖，函數也可以噠。=REPT（text，number_times)。即REPT（“符號”，次數）

操作步驟：“|”位置輸入鍵在ENTER鍵上方（\鍵），重復次數可根據情況使用原值或擴大或減小，比如重復次數*2。

最后設置字體為Playbill，更改字體顏色即更改條形圖顏色。

REPT條形圖

技巧18:迷你圖，讓數據更直觀

將柱狀圖、折線圖、盈虧圖等嵌入單元格里有沒有很酷炫的感覺？插入迷你圖，就可以實現了，效果絕對棒棒噠！

操作步驟：全選數據—插入迷你圖—選擇迷你圖類型—選擇迷你圖插入位置。