你好，我是職場效率手冊的老鄭，在頭條問答上學(xué)習(xí)和分享職場通識(shí)知識(shí)、技能，為你推薦效率工具和實(shí)用在線網(wǎng)址，希望共同交流，一起成長。

由于工作任務(wù)繁雜，經(jīng)?？吹酵碌碾娔X桌面密密麻麻排滿了文件夾、文件的圖標(biāo)，這樣密集的布局讓文件查找起來特別不方便，日子一久發(fā)現(xiàn)有些文件夾已經(jīng)在桌面臥倒快一年了還沒打開過。有沒有更合適的高效整理方法呢?這里圍繞三個(gè)方面來分享自己的一些心得體會(huì)：

規(guī)范命名

規(guī)范的文件命名方式，不僅可以讓你在日后查找的時(shí)候，一目了然，更可以為日后歸檔整理打下堅(jiān)實(shí)的前期基礎(chǔ)。所以，要管理眾多的表格文件，先試著在文件命名上下工夫。

對于正在操作的文件：我自己采用的是“類別+關(guān)鍵字+時(shí)間”的方式，比如“學(xué)校_主題教育匯總表_20191114.xlsx",你也可以根據(jù)自己的思維習(xí)慣把關(guān)鍵字設(shè)定到文件名中，記得，一定得有關(guān)鍵字。就像賣家的產(chǎn)品標(biāo)題沒有類別、屬性等關(guān)鍵字，那么你是不大可能在大量的信息中快速找到這款商品的。

對于已經(jīng)完成的文件：我會(huì)把文字名作細(xì)微的調(diào)整，就是把時(shí)間放到前面來，變成”時(shí)間+類別+關(guān)鍵字“，這樣的改變看似作用不大，但在后期查找的時(shí)候，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)有妙用，你能一眼找到那個(gè)最終版的文件。

對于文件夾的命名：我采用的是“序號(hào)+關(guān)鍵字”的方式，比如“01_學(xué)校”、“02_培訓(xùn)”等。

用一句話總結(jié)，就是命名是把關(guān)鍵字加到名字里，不要再建“新建MicrosoftExcel工作表“這樣的文件了。

用好桌面整理

除了命名要注意外，我們平常不良的桌面操作習(xí)慣也要改變，試著用桌面管理軟件讓桌面變得盡量簡潔高效。你可以試試Fences或者是騰訊桌面整理，這兩款輔助工具占用資源較小，而且有一個(gè)特別重要的功能，就是能在桌面建立指向任意盤符任意層級(jí)文件夾的快速通道，這就相當(dāng)于你在桌面有了一個(gè)vip通道，你可以把工作歸檔文件往里面放。

這里分享自己創(chuàng)建桌面格子的思路（以騰訊桌面整理為例）:

1、建立“近期學(xué)習(xí)”、“近期工作”、“個(gè)人資料”、“實(shí)用工具”等任務(wù)格子，還有一個(gè)就是“文件歸檔“的文件夾映射，指向D盤的”文件歸檔“文件夾。

2、將和最近工作相關(guān)的文件夾、文件創(chuàng)建到“近期工作”中；將已完成的內(nèi)容拖動(dòng)到”文件歸檔“任務(wù)窗格中。

3、保持這種習(xí)慣。

善用利器來輔助文件管理

當(dāng)你習(xí)慣了對文件進(jìn)行規(guī)范命名，習(xí)慣了定期整理桌面，你會(huì)發(fā)現(xiàn)你原先各種密密麻麻的表格文件圖標(biāo)在桌面消失了，它們跑到了該去的位置（d盤的文件歸檔），而如果再配合以下幾款利器來進(jìn)行管理的話，那么就更會(huì)理想了。向你推薦幾款工具：

1、everything或火柴：使用它們能快速秒搜電腦里的文件，在需要查找文件的時(shí)候，除了桌面的vip通道外，你還可以調(diào)用出搜索的快捷鍵，然后輸入關(guān)鍵字，快速定位到相關(guān)的文件上。

2、dropit：一款雖小但極其強(qiáng)大的文件管理神器，通過配置、協(xié)議的設(shè)置，你可以輕松將文件進(jìn)行每月每周的歸檔整理。

3、石墨：你可以將一些需要協(xié)同操作的表格導(dǎo)入到石墨中，提升工作效率。

4、最近文檔隨身：這是騰訊桌面整理自帶的一個(gè)實(shí)用功能，通過微信綁定，你在電腦端操作的表格文件，會(huì)自動(dòng)同步到手機(jī)小程序端，如果部門領(lǐng)導(dǎo)需要相關(guān)的表格，即使你不在電腦前，也可以通過它快速地轉(zhuǎn)發(fā)出去。

以上就是我對于文件管理的一些基本思路。關(guān)鍵字：規(guī)范命名、用好桌面管理、善用輔助工具。比較粗淺的認(rèn)識(shí)，希望拋磚引玉，有更多的大神來分享下心得。