excel如何利用分列功能拆分整理數據？

本文將通過兩種方式介紹常規的數據分析操作，一個是熟知的數據透視表，還有一個是通過自助式BI分析工具FineBI工具來作分析。

方案一：數據透視表

一. 數據錄入

保證無空標題行、無重復行標題、無合并單元格、無非法日期和數字格式的數據明細表。

如果明細表有標題為空，將無法制作數據透視表，需要將標題補充完整。

如果存在相同的標題，數據透視表會自動添加序號以區分，所以盡量不要存在相同的列標題。

如果存在合并單元格，除第1個單元格外，其他均作為空值處理。所以盡量取消合并的單元格，填充完整。

如果存在非法日期，生成的數據透視表中，無法按日期格式進行年、月、日格式的篩選和組合，盡量轉換成 Excel 認可的日期格式。

如果存在文本型數字，將無法在數據透視表中正確求和。需將文本轉換成數值型數字才可以進行相關的匯總統計。

二. 創建透視表

選中要匯總的數據內容

點擊插入

插入數據透視表

在彈出的數據透視表菜單中，設置常規選項

可以手動更改要匯總的數據內容

可以選擇在當前表格還是新建表格中創建透視表

點擊確定，就生成了一張空的數據透視表

三. 透視表結構

字段列表

明細數據表的所有第一行列標題都會顯示在“字段列表”中，相當于數據透視表的數據源。

可以通過「數據透視表分析」—>「字段列表」—>打開透視表生成器

字段設置區域。把要顯示的字段拖放在相應區域內，就可以動態的根據區域進行匯總了。

數據透視表的顯示區域。組合成的數據透視表會在這兒顯示。

篩選器，可按指定條件過濾篩選數據進行匯總統計。

行標簽，該區域的字段會按照上下排列顯示。

列標簽，該區域的字段會按照左右排列顯示。

數值，將要統計的數據列放在該欄目內就行，可選各種匯總統計方式，如計數、求和、平均等。

四. 匯總統計

選中要匯總統計的列，拖進「透視表生成器」行區域中

選中要匯總統計的值列，拖進「透視表生成器」值區域中

選擇要匯總的方式，常規的有求和、計數、平均值、最大/小值等

默認數字是按照求和匯總，文字按照計數匯總。

可通過點擊下圖中嘆號區域，調出「字段設置」菜單，也可通過右鍵點擊「匯總列」菜單調出。

選擇要匯總字段的顯示方式，一般默認就行，其它常用的有匯總百分比等

五. 結構布局

選中要匯總統計的列，拖進「透視表生成器」行區域中

選取數據透視表，在頂部找到「設計」—>「報表布局」

選取想要的布局方式

壓縮式布局，默認布局方式。

大綱式視圖，按列標題分列顯示，匯總顯示在每項的上方

表格視圖，按標題分列顯示，匯總顯示在每項的下方

重復所有項目標簽，可以填充相同的內容。

不重復所有項目標簽，取消重復，是上一步的逆操作。

分類匯總選項

不顯示分類匯總

在組底部顯示所有分類匯總

在組頂部顯示所有分類匯總

總計選項

為行和列禁用

為行和列啟用

僅為行啟用

僅為列啟用

空行選項

在每個項目后插入空行

刪除每個項目后的空白行

數據透視表選項

顯示，展開/折疊按鈕控制、字段標題篩選、錯誤值/空值的替代、打印選項

布局，自動調整列寬（默認選中，調格式時需去掉）、更新時保留單元格格式開關，合并單元格控制

數據，數據刷新控制

上圖報表布局為表格視圖，不顯示分類匯總，禁用總計，合并單元格

六. 高級功能

切片器。在數據源字段中，想要查看經過某一字段進行過濾篩選后的數據匯總，可動態交互使用。

調出方法為：「數據透視表」—>「插入切片器」

創建計算字段。當原始數據表中沒有某些統計時，需要計算產生一列數據，可通過「數據透視表」—>「字段、項目和集」創建計算字段。然后進行匯總統計

如下圖中的計算字段：有效問題占比，按照如圖所示進行設置，拖進透視表生成器的「值欄目」中即可

小技巧

如何批量打開 Excel 文件：一次選中多個，然后按「回車鍵」即可。

新建工作薄快捷方式：Ctrl + N

選取某列全部內容：選取第一行，按住 shift 鍵不松，雙擊選中的單元格下邊線（鼠標放到下邊線時，光標「指針」會變成「小手」）

查找重復行：選取數據區域—>開始—>條件格式—>突出顯示單元格規則—>重復值；使用篩選器可精準查找；（ 常用的還有 數據—>刪除重復項 ）

快捷篩選：選取要篩選的值—>右鍵—>篩選—>按單元格值篩選（多種篩選方式及排序方式）

輸入日期：輸入 6-22 即可自動補全年份；「Ctrl + ；」 默認為當前日期。

插入多行：選取多行，插入

刪除空行：選取列—> Ctrl + G —>定位—>定位條件—>空值—>刪除 ；或者使用篩選器，篩選空值，然后批量刪除

方案二：自助分析工具FineBI

FineBI是一種能連接各類數據源，對原始數據（尤其是大數據量）進行快速分析，制作明細報表和酷炫可視化圖表的工具。

一.配置數據連接

由于可以直連數據庫，避免了從數據庫中將數據導出成excel的麻煩，一次配置，權限內皆可使用

1.數據連接管理。點擊數據配置進入BI數據配置界面，單擊數據連接管理，如下圖：

點擊新建數據連接，添加一個數據連接，如下圖，數據連接命名為BIDemo：

二. 新建業務包

業務包是將數據按照主題管理，如財務、銷售，如果數據分析涉及的范圍較廣的話。業務包內可對數據庫進行轉義，建立關聯關系，也可以手動選擇將數據表中需要使用的字段添加到Cube中。

1.添加數據表。點擊添加按鈕，新建一個業務包，選中新建的數據連接，選中該數據連接中的分析所需要的表。這里也可以手動上傳excel表，如果不是連接數據庫的話，可以直接快速建立分析。

2.業務包命名、保存、數據發生變動（數據庫數據發生變動/業務包cube中添加了數據表等情況）時，業務包cube更新。

至此，數據連接工作就算完成，一般配置數據的工作由IT信息部/數據管理員完成。

作為分析人員，正式的數據分析從以下開始。

三.建立分析

分組報表

1.拖曳一個表格組件至即時分析頁面，會自動跳轉到數據設置頁面。

2.統計組件屬性配置。進入到統計組件屬性配置頁面，點擊組件后面的下拉選項，選擇交叉表，即選擇組件內部類型，如下圖：

3.綁定數據。在組件屬性配置頁面，所有業務包及數據均在頁面左側，選擇業務包>數據表之后，選中相應字段，拖曳到中間的對應標簽框里，比如說，選擇業務包中的合同信息，將里面的合同類型、合同付款類型、合同金額分別拖曳到中間的行表頭、和指標區域中，此時下方會自動出現該表格的預覽結果，如下圖：

最后可對樣式進行修改，提交展示即可。

當然也可制作數據圖表，原理和表格類似，以后在慢慢詳述吧。