如何才能高效完成各項(xiàng)工作？

您好，隨著管理職位的提升，負(fù)責(zé)的工作變多，實(shí)則是工作內(nèi)容發(fā)生了變化，以前有可能是做具體的執(zhí)行者，而現(xiàn)在是負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)管理方面的事宜，思考的事情自然也就不同，負(fù)責(zé)的內(nèi)容也有差異。

當(dāng)職位和工作內(nèi)容發(fā)生變化的時(shí)候，我們需要一個(gè)適應(yīng)期作為過(guò)渡，以此來(lái)適應(yīng)工作的節(jié)奏。

當(dāng)然，對(duì)個(gè)人工作的效率要求更高，如何高效高質(zhì)完成負(fù)責(zé)的工作，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行突破：

一、做好時(shí)間規(guī)劃因?yàn)槲覀兠刻旃ぷ鲿r(shí)間有限，除了工作以外，還有個(gè)人生活和家庭。所以為了避免一天時(shí)間都被工作占有，無(wú)論是常規(guī)性的加班、階段性的加班、還是被迫性的加班，使自己陷入到“窮忙”的狀態(tài)，我們需要充分地做好時(shí)間管理和規(guī)劃。美國(guó)著名管理學(xué)家科維提出的一個(gè)時(shí)間管理的理論：時(shí)間“四象限”法。把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分，來(lái)管理自己的個(gè)人目標(biāo)。第一象限是緊急而重要的事情，迫在眉睫，不可替代的事情。需要分析判斷那些緊急而重要的事情，并把它優(yōu)先解決，即是需要立刻解決、立即去做的。第二象限是重要但不緊急，需要制定計(jì)劃去做的事情，慢慢做，但是是必須要完成的。 這個(gè)象限的事情很重要，而且會(huì)有充足的時(shí)間去準(zhǔn)備、去做好。第三象緊急但不重要，別人催得急的事情，可以交給別人去做。值得注意的是，第三象限容易給人們?cè)斐杉傧螅褪撬芫o急的事實(shí)造成了它很重要的假象，以此耗費(fèi)了人們大量的時(shí)間。所以，要注意區(qū)分。第四象限是既不緊急，又不重要的事情，即是瑣碎的雜事，有空才去做。

無(wú)論是應(yīng)對(duì)哪種加班類型，我們都可以按照時(shí)間“四象限”法。

在每天上班時(shí)，我需要最優(yōu)先處理的是第一象限和第二象限的事情，優(yōu)先解決掉，這樣會(huì)減輕你一天工作的壓力。如果你先處理第三或第四象限的事情，將第一和第二象限的工作堆積到后面來(lái)處理，你的心理壓力會(huì)非常大，一天都需要想著還有重要的事情沒(méi)處理。同時(shí)，如果第三和第四象限的工作占用你的時(shí)間比較長(zhǎng)的話，你主要工作時(shí)間做了一些不重要非緊急的事情，而緊急和重要的事情就會(huì)遺留到下班時(shí)間去做，自然就會(huì)造成個(gè)人加班的時(shí)間。每天上班前，我們可以在腦海里想一想一天需要做的工作，形成一個(gè)任務(wù)完成清單。如果想不清楚，或者記不住，可以用寫(xiě)一張清單，避免被一些臨時(shí)性的事務(wù)打斷。這里需要提醒一點(diǎn)的是，在做完成任務(wù)清單的時(shí)間分配管理需要留出一定的時(shí)間來(lái)處理臨時(shí)性的工作，因?yàn)楣ぷ髦胁粫r(shí)會(huì)出現(xiàn)一些臨時(shí)性的任務(wù)工作。只有做好任務(wù)管理，時(shí)間規(guī)劃，才能在有限的上班時(shí)間里完成大量的工作任務(wù)，避免加班情況的出現(xiàn)。二、提高工作效率做好時(shí)間規(guī)劃，在規(guī)定時(shí)間時(shí)間內(nèi)完成相應(yīng)的工作任務(wù)的前提是我們必須提高我們的工作效率。

其實(shí)，常規(guī)工作中的任務(wù)并不是很多，只是因?yàn)橛袝r(shí)候我們的工作效率太低，導(dǎo)致很多工作任務(wù)被延時(shí)處理完，所以容易出現(xiàn)下班了還需要加班的情況。

造成工作效率低一般有幾種情況：業(yè)務(wù)不熟或業(yè)務(wù)能力欠缺業(yè)務(wù)涉及部門較多，溝通不暢工作專注力不夠，注意力分散那么，針對(duì)以上三種工作效率低的情況，我們又應(yīng)該如何解決呢？1、加快業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和能力提升業(yè)務(wù)不熟悉，一般大多的是職場(chǎng)新人，或者剛?cè)肼毜男氯?，或者是剛接手新工作任?wù)。這種時(shí)候，業(yè)務(wù)不熟悉會(huì)影響到我們處理工作的效率。針對(duì)這種情況，只能靠時(shí)間慢慢學(xué)習(xí)和累積經(jīng)驗(yàn)。為了讓自己盡快上手工作，可以利用工作外的時(shí)間學(xué)習(xí)，或者請(qǐng)教領(lǐng)導(dǎo)和同事，幫助你更快地上手。對(duì)于業(yè)務(wù)能力欠缺的情況，這個(gè)就需要自己努力地學(xué)習(xí)了。雖然業(yè)務(wù)熟悉，但是能力上還有一定的欠缺，日常工作中可以多觀察、多聽(tīng)聽(tīng)同事和領(lǐng)導(dǎo)怎么做的。當(dāng)然，每個(gè)人的能力都是有差別的，但是為了不讓自己加班，提高工作效率，多想想辦法可以通過(guò)什么方法來(lái)提升自己的能力。除了上面說(shuō)的多聽(tīng)、多觀察、多領(lǐng)悟以外，還可以通過(guò)參加課外輔導(dǎo)、行業(yè)活動(dòng)等來(lái)提升自己。2、提高溝通技能，學(xué)會(huì)橫向和縱向管理我們工作80%的時(shí)間都是在溝通，溝通需求、溝通方案等。所以如果有些業(yè)務(wù)涉及到跨部門溝通，而且是多個(gè)部門之間溝通的話，那就會(huì)比較麻煩，溝通的時(shí)間就會(huì)比較多，所以這個(gè)時(shí)候，我們需要掌握溝通的能力。溝通分為橫向管理和縱向管理。橫向管理主要是指跨部門同級(jí)同事之間的溝通，針對(duì)多部門的溝通，我們首先做做好需求管理、職責(zé)分明，不浪費(fèi)一個(gè)個(gè)部門去溝通的時(shí)間。這種時(shí)候可以建立公共溝通時(shí)間機(jī)制，確定定期或不定期開(kāi)會(huì)的時(shí)間，以此減少繁瑣或復(fù)雜的溝通過(guò)程和時(shí)間。縱向管理主要是指你和領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通。針對(duì)這種情況，避免出現(xiàn)反復(fù)重復(fù)的溝通情況，在和領(lǐng)導(dǎo)溝通之前，我們需要將問(wèn)題、解決方案、備案計(jì)劃等等全部整理好，再去和領(lǐng)導(dǎo)溝通。減少溝通的頻次，并能提供溝通的效率，還能給領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)良好的印象。

所以，針對(duì)溝通不暢占用時(shí)間的情況，我們需要做好橫向跨部門、縱向與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通方式和技巧，才能做到高效有質(zhì)量的溝通。

3、加強(qiáng)個(gè)人專注力，規(guī)定時(shí)間完成工作現(xiàn)在的信息太多、太泛，而我們獲取各種各樣的信息渠道也非常多，所以很多人現(xiàn)在的集中力和專注力都是下降的。很少有人在做一件事情的時(shí)候是一氣呵成的，在干活的途中要么就會(huì)去看一下手機(jī)，要么就去刷一下新聞，或者做一些其他事情，生怕錯(cuò)過(guò)了某條信息一樣。為了避免時(shí)間的浪費(fèi)，提升工作效率，我們可以提前做好任務(wù)時(shí)間清單，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成相對(duì)應(yīng)的工作。在做這個(gè)任務(wù)的過(guò)程中，可以規(guī)定自己不能刷手機(jī)或做其他事情，直到事情做完為止。而采用的方法可以是番茄時(shí)間管理法，或利用手機(jī)設(shè)定一個(gè)鬧鐘，抑或弄一個(gè)沙漏放在桌面上等等。只要是能幫助你管理時(shí)間的方法，你都可以嘗試。加強(qiáng)個(gè)人的集中力和專注力，在某個(gè)特定時(shí)間內(nèi)專注做一件事情，才能提高工作效率。

4、和領(lǐng)導(dǎo)做好溝通

那么，對(duì)于一些非必要性的加班，我們可以和領(lǐng)導(dǎo)做好溝通，盡量避免出現(xiàn)加班的情況。除了那種企業(yè)文化或制度硬性規(guī)定以外，針對(duì)一些非必要性或長(zhǎng)期性的加班，我們可以嘗試著私下和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，減少加班的頻次，提升工作的效率等等。

如果是因?yàn)楣ぷ鞴ぷ髁刻^(guò)于飽和的情況，也可以嘗試著和領(lǐng)導(dǎo)溝通一下，是否可以增加人員，或者申請(qǐng)其他同事幫忙分擔(dān)一下。

其實(shí)，對(duì)于大部分領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，他們很多人都是不愿意加班的。如果你能夠提出比較好的建議方案，能否幫助團(tuán)隊(duì)提升整體工作效率，領(lǐng)導(dǎo)恰恰會(huì)欣賞你，覺(jué)得你是一個(gè)能夠幫助團(tuán)隊(duì)解決問(wèn)題的人。工作中，我們最需要做的就是溝通。如果不溝通，永遠(yuǎn)不知道領(lǐng)導(dǎo)在想什么，領(lǐng)導(dǎo)也不可能知道我們的需求是什么。

所以，為了避免一些非必要性的加班情況出現(xiàn)，我們需要做的就是和領(lǐng)導(dǎo)做好溝通。

PS：人們常說(shuō)，職業(yè)這條路一個(gè)人走，會(huì)走得很辛苦，你需要找到你的導(dǎo)師或教練，幫助你一起走，才能走得更容易。我是你的職業(yè)導(dǎo)師王丹艷，如果你有任何職場(chǎng)困惑或個(gè)人成長(zhǎng)問(wèn)題，可以關(guān)注我，察看更多職場(chǎng)或個(gè)人成長(zhǎng)好文；也可以私信我，幫助你答疑解惑，在職場(chǎng)和成長(zhǎng)這條路上助你一臂之力。- end -作者：王丹艷，意得首席咨詢顧問(wèn)、CCDM中國(guó)職業(yè)規(guī)劃師、BSC高級(jí)職業(yè)規(guī)劃師、美國(guó)舒伯學(xué)派職業(yè)規(guī)劃師、8年以上企業(yè)項(xiàng)目管理、5年以上企業(yè)培訓(xùn)講師、多平臺(tái)職場(chǎng)領(lǐng)域人氣作者、注冊(cè)國(guó)際心理咨詢師（CIPC）。專注職場(chǎng)領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)個(gè)人成長(zhǎng)。歡迎關(guān)注：意得職業(yè)咨詢王丹艷，分享更多職場(chǎng)領(lǐng)域成長(zhǎng)好文。