應該怎么樣讓員工高效地遠程辦公？

在家并不等于不工作，遠程辦公在國外也并不是一件新鮮的事情。

在硅谷，尤其是新一代的科技公司幾乎都有遠程工作的基因。像維珍集團、37signals和IBM等企業，都采用了遠程辦公的方式給予員工更多自由，而獲得了自由的員工，也在用更好的工作成果回報著這些企業。或許這次疫情也將成為讓中國企業開始嘗試辦公新形式的契機。

但相信很多管理者缺乏遠程工作的經驗，如何防止員工“不務正業”是常常被提及的問題之一。

那么今天，我們整理了許多管理專家的經驗和觀點，希望能幫助你了解如何高效管理遠程工作。

01

提升管理效率的辦公指南

在家辦公最大的挑戰，是遠程之下，管理和溝通效率會大大下降。

什么叫管理效率下降？

管理效率下降，是因為你見不到一些員工了，你沒辦法非常快速地安排工作、調整節奏，員工在做什么，遇到什么問題，也沒辦法及時向你請示，得到你的指導，協同上就會遭遇挑戰。

溝通上具體會遇到什么問題？

大家在一起的時候，遇到問題，一抬頭就能跟旁觀同事說一嘴，需要協助就喊一聲，大家可能還會快速地召集開會等等，這些事情在遠程辦公里都做不到。

尤其是每個人都在自己家里，如果有員工他不工作，你其實也不知道，他是不是因為心情焦慮，刷著疫情新聞無心工作，你也無法知道。

那么如何解決？ 這里有一些建議供你參考：

建議一：加強定期溝通。

遠程辦公時溝通顯得尤其重要，所以一定要加強定期的溝通。

怎么樣加強定期溝通呢？

建議大家要開始實行兩個制度：

第一個制度是早會制度；

第二個制度是晚報告制度。

這兩個制度是遠程工作有效率地基本保障。什么意思？

在公司上班的時候，誰準時上班，誰準時下班，就算你不打卡，大家其實也能看得到。

可是在家辦公，你很難知道一個員工是不是準時上班的。

即便是遠程工作，只不過是工作地點換了，工作時間段其實沒有換。

這意思是說， 你家里，依然是早上9點到下午6點上班的狀態，這時間段不能換，因為大家需要協同。怎么才能保證協同性？

第一點，建立早會制度。

比方說，早上9點，每個部門都在微信群里開個語音會議，溝通一下今天我們要做的事情是什么，每個人分別要做什么。

每個人都在會議里簡單地講一分鐘，說我今天大概要做這么一件事、兩件事、三件事……

簡單地講一講就好，其實最重要的是大家互相提個醒，我們開工了。

第二點，建立晚報告制度。

早會既然已經提出了，我們今天要做這件事，其實就給了管理一個非常重要的依據。

到了晚上，每個人需要通過釘釘或者企業微信，把自己的報告發出來，講一下我今天做的事，每件事我做到什么程度了，今天的工作，我有一個怎樣的結果交付給大家。

所以早會晚報告，這兩個制度是進行遠程辦公時一個很重要的基本管理手法。

建議二：是把目標拆解為任務。

這句話意思是說，公司要懂得把本來是要在一天、一段時間里要完成的目標，開始拆解為每一天要完成的任務。

因為很多事情，工作周期可能是一周、一個月，甚至更長時間。為了避免在遠程辦公時失去目標，我們需要把目標拆解到一個個任務上，把objective拆解為task。

第一，目標要達成，每天的task也就是任務先要執行到位。

舉個例子，公司要向客戶交付一套非常大的代碼，中間可能涉及到300多個功能。

作為項目管理者，就需要再把這個目標聚焦到這周干什么、今天干什么。

比如，今天的任務，第一，我要給客戶打個電話，談項目計劃，疫情期間在家里完成設計。

第二，我要跟我的團隊開會，確定節后三個主要提案方向，并由我的團隊交付出這三方向的基本設計框架。

你看，把目標拆解為以天為單位的任務，這其實也在訓練一個人的管理能力。

建議三：公司為大家準備線上協作工具。

我們今天的溝通工具已經非常多元化。比如微信、企業微信和釘釘這一系列即時溝通工具。但大家辦公的時候，往往要基于同一個文件、同一批文件協同，而即時溝通工具并不能傳輸大規模的文件。

所以給大家介紹幾個工具。 文檔類，推薦類似石墨、Office365等軟件。

他們可以支持多人在同一篇文檔上同時做修改。

有時候寫一個項目計劃或者一篇報告，老板、助理、項目經理、策劃員工，大家可能一直站在電腦面前說，這個人說這么改，那個人說那么改，一起把文書改好。

這時候通過石墨或者Office365，大家可以在線共同修改同一篇文章，這個時候就達到了一個協同的目的。

傳輸類，我推薦可以用網盤。

比如說，大家把每一天工作的成果都上傳到百度網盤，每天結束的時候，每個人都可以看到彼此交付的成果，第二天再基于這個成果來做第二天的工作。

百度網盤之外，釘釘和企業微信里面都有類似的功能。

02

在家辦公，請先銘記以下原則

1、建立一個日程安排，并堅持不懈;

2、在每天結束時，專注于你已經完成的工作，以保持干勁；

3、創建一個專門的工作區，并讓你的家人知道，在工作時間，你是不能被打擾的。

4、整天工作，沒有規律的休息——你的生產效率會降低，工作動力將減弱；

5、與世隔絕——加倍努力去與你的同事和同行碰面，并聊聊工作上的事；

6、忽視定期向同事和老板報道——讓你自己變得“可見”，是極重要的，即使你并未身處辦公室中。

03

提高在家辦公效率的三個訣竅

根據上面提到的，下文將展開說明如何落實到實踐上。

1、堅持規律的日程表。

“無人監督，即使我們中間最自覺的人，也會偷懶。”

建立一個日程表，不僅提供了一天的規劃，更能幫助你保持干勁。如你在辦公室一樣，開啟一天的工作。早些起床，穿戴整齊，一旦投入工作，盡量避免網上的誘惑。

然后你需要花費一些時間，來為你的工作時間確定最佳的節奏。接著，按日為基礎，對你能完成的工作量，確定有現實性的預期。確定日程表，并堅持不懈。

2、設定清晰的界限。

當你在家辦公時，難免將你的工作摻雜進你的家庭生活。“除非你謹慎的保持界限，否則你將開始感覺你始終處于工作之中，變得無家可歸。” 這就是保持二者截然區分的原因所在。

保持界限的一個方法是在你的家里開辟一個獨立空間。你也希望保證你的朋友與心愛之人了解到，即使你身在家中，在安排好的工作時間，你是禁止打擾的。

“即使門鈴響起，除非我真的在期待有人來訪，我會置之不理。”Kramer說這樣做，不僅有助于你保持專注，更有助于你在一天工作結束時，更容易的脫離工作模式。

另外，當一天結束時不要擔心你的工作會被突然打斷，即使你正在一項工作任務中進展正佳。 在一項任務上中途暫停，將使你在下一天更容易的進入工作狀態。這個訣竅適用于每個人，對在家辦公者尤其如此。

“厄內斯特.海明威在一天工作結束時，會嘗試在一個段落寫到中途時停筆。” Kramer說，“如此一來，當他再次坐下來時，動筆將不再艱難，因為他知道接下來要寫些什么。”

3、進行有規律的休息。

盡快完成工作或許很誘人，尤其當你試圖證明你在家也能卓有成效的工作時。但“進行有規律的’腦力休息’是極重要的。多久休息一次是最好的？一家社會媒體公司的研究者追蹤了該公司中最有效率的員工的習慣。

他們發現 最佳員工往往專注的工作52分鐘左右，之后會進行一次17分鐘的休息。這些恢復精力的休息無需采取任何特定形式。

“這可以很簡單，比如凝視窗外，或閱讀報紙，” Hallowell說， 任何事情都可以，只要它能給你的大腦一個短暫的休息機會。“大腦如任何其他肌肉一樣，需要休息，” Kramer說。“散步、健身、做做拉伸。然后重新投入工作。”

4、與人保持聯系。

長期與世隔絕會導致生產效率的降低，工作動力也會減弱。因此，如果你的工作并不要求每天都與他人會面，你需要付出額外的努力，以保持與他人的聯系。因為當回到辦公室時，你是否能得到晉升，可見性將是一個重要的因素，因此，盡可能頻繁的向你的同事和上司溝通。

分享你在當天所完成的某些工作是至關重要的，不僅有助于你的職業生涯，也有益于你的心理健康。

5、慶祝你的勝利。

當你獨力在家辦公時，保持干勁將是困難的，尤其是當四周充滿讓你分心的事情時，比如朋友圈、微博，堆積如山的待洗衣物，急需整理的壁櫥。保持動力的一個聰明的辦法是，花費一點時間，來慶祝你在那天所已經能夠完成的工作，而不是專注于那些你尚需完成的工作。

你也可以堅持寫日記，在日記里，回顧你一天中發生的事情，并記錄下你可以從你的待辦事項清單中劃掉的項目。對你能夠完成的工作進行每日提示，將有助于創建一個不斷向前的良性循環。

04

管理上：嘗試以OKR代替KPI

說到企業管理，你一定會想到KPI，但OKR與KPI有根本上的不同：在員工主動性上，KPI是“老板讓我做”，而OKR是“我主動要做”；KPI關注結果，并與薪資掛鉤，但員工為了達成目標，可能會作假，而OKR關注過程，即使目標沒有全部達成，也不影響薪資。

為什么需要用OKR替換掉原來的KPI（關鍵績效指標）績效考核？

因為績效考核講求剔除大腦，只追求效率，隔絕創新。而OKR不是，它是催你攪動腦漿，擠出新創意，以達成業績指數成長的既定目標。當你無法實時“監控”員工工作進度時，使用這種推動員工不斷創新的方式就更為合適。

如果你的企業屬于互聯網、創新創業，或者是傳統行業但是在尋求轉型突破，以及有諸多以腦力勞動為主的知識型崗位，那么OKR就比KPI更合適，能夠給予員工足夠的自主性。

實行OKR時最重要的是什么？

建議你牢記兩個字：透明。 這也是為什么OKR更適用于遠程辦公的原因。

像谷歌就有個系統叫easy OKR，谷歌8萬員工都在上面發布自己的OKR，人人都可以查閱。

徹底的透明化能給你帶來兩個好處：一方面，溝通成本被極大地降低了，每個人都很容易知道其他人在做什么；另一方面，大家的目標是一致的，公司的文化認同和信任就更容易自發產生。這一點，通過協同辦公平臺相信很容易可以實現。

05

寫在最后

最后，一點小建議，希望各位企業家牢記關心員工與人文關懷，疫情期間人心惶惶，加之在家辦公，員工進入工作狀態相對較

慢，管理者可以時時鼓勵，一起戰勝疫情，共度時艱。

祝福每一個人平安健康，飽有勇氣應對接下來經濟環境的考驗，并且擁抱即將到來的春天。