月記怎么備份數據？

為了防止會計數據的丟失和損壞，會計數據的備份就成了一項非常重要的，必須經常進行的例行性基礎工作。 會計數據的備份一般可分為日備份和月備份。 日備份屬于安全性備份。 在實踐中日備份常用的一種備份方法是所謂“祖父——父親——兒子”方法。這種方法同時保存三個更新的文件，其中“兒子”文件是最新狀態的，它是由當前業務文件更新“父親”文件產生的；同樣，“父親”文件是當前業務文件更新“祖父”文件而生成的。這樣，如果“兒子”文件被毀或發現有錯誤，可以采用前推法恢復當前文件，即根據“父親”文件和“父親”與“兒子”文件間隔期間的業務文件來重建“兒子”文件?？梢钥闯?，這種方式下，備份文件的保存期間是備份周期的三倍。如果每天備份一次，那么一套備份文件只能保存三天。 月備份的會計數據作為會計檔案資料保存。 確保會計數據備份成功有幾個因素。 (1)必須使備份成為例行性的工作。許多計算機會計系統的管理員往往認為進行日備份沒有必要，這種觀點是非常錯誤的。這是目為計算機會計系統的數據很容易被有意或無意地破壞，如果沒有備份，會導致巨大損失 (2)需要把備份的會計數據扣管在安全可靠的地方。備份會計數據的磁盤、磁帶也會面臨失火、被盜等風險，因此，尋找一個安全的地方來保存備份的磁盤、磁帶等是必要的。 (3)要不斷地為備份做好記錄。在開始備份前，準備一個可登記；個循環的記錄作為備份日志，記錄備份執行的日期、備份設備名、備份磁盤或磁帶的位置，并在日志中簽上備份人員的姓名。 會計數據的備份方法主要有： (1)使用計算機會計系統的備份功能進行備份 絕大部分的會計軟件都有會計數據的備份功能，利用會計軟件的數據備份功能可以將計算機硬盤上的憑證、科目、賬簿數據拷貝到軟盤或磁帶上予以保存。 (2)軟盤全盤備份(即副本) 軟盤全盤備份是將已備份到軟盤上的會計數據再復制一份。 ①使用DISKCOPY命令進行軟盤備份。使用DISKCOPY命令可以備份含有隱含文件的軟盤，并且備份之前，新盤可以不格式化，但它不能復制加密盤或有拷貝保護的軟盤，而且不能對硬盤使用該命令。另外，它拷貝的過程是按扇區進行的，所以，兩張盤是完全一樣的內容，因此，會導致引導病毒的傳染。 ②使用COPY命令進行軟盤備份。使用COPY命令不能拷貝隱含的會計數據文件。所以，包含隱含會計數據的軟盤，要先解除隱含屬性，再拷貝，并且新盤先要格式化。COPY是按文件一個一個拷貝到新盤上的，所以不會復制BOOT區的內容，即不會傳染引導型病毒。COPY命令也不能復制加密盤和拷貝保護的軟盤。 ③使用PCTOOLS、HD—COPY等軟件工具進行備份。 (3)硬盤備份 ①使用DOS系統的BACKUP命令。使用BACKUP命令可以將指定目錄下的所有數據文件或一部分數據文件備份到軟盤上，也可以將指定日期以后的數據文件備份到軟盤上。用BACKUP命令進行備份時應注意：有些常駐內存程序與BACKUP相抵觸，當進行備份時，最好不要安裝常駐內存程序，在備份結束時，應檢查有沒有備份到備份盤上。 ②使用Windows95或Windows98中的備份工具。Windows95或Windows98提供了專門的備份工具，使用它可以很方便地完成硬盤的備份工作。備份時，可以選擇備份整個系統或所有的會計數據文件，也可以備份部分會計數據文件，在備份時，可以選擇是否要執行壓縮。 磁盤上存放的會計數據很容易被破壞。 導致磁盤信息被破壞的因素很多，按其破壞形式可分為物理性損壞和邏輯性損壞。 物理性損壞導致磁盤報廢，或部分介質不可用。 邏輯性損壞對存儲介質沒有破壞，只有存儲在其上的會計數據丟失。 為了降低計算機會計信息失真的風險，當存放會計數據的磁盤出現物理性損壞或邏輯性損壞時應盡量采取措施恢復會計數據。 下面討論恢復的對策。 (1)磁盤物理性損壞的恢復 即使在非常好的環境下使用磁盤，也會因讀寫磨損造成物理性損壞，甚至導致整盤報廢。磁盤最容易磨損或劃傷的是磁道，因為無論讀什么文件，均要讀取文件分配表和根目錄區中的信息。此外，則是磁盤數據區中的某一磁道被劃傷磁盤。磁道一旦物理性損壞，一般來說，存儲在其上的會計數據很難恢復。但有時也可用工具軟件NDD(NORTON DISKDOCTOR)修復軟盤0磁道劃傷。 當對數據區中的文件進行讀寫操作時，如果出現類似"GENERAI-FAILURE”、“SECTOR NOT FORND"、“UNRECVER—ABLE WRITE／READ DRROR ONDRIVE X TRACKXX，S1DESX'等這類提示信息，則說明出現了格式化后新出現的壞扇區。如果需要保留全部的可以保留的數據，則可使用DOS命令RECOVER恢復含壞扇區的文件。該命令可恢復文本文件和數據文件。 (2)磁盤邏輯性損壞的恢復 邏輯性損壞的特點是磁盤介質完好無損，只是所存儲的會計數據被破壞。會計數提被損壞可分為永久性和邏輯性的。所謂永久性損壞，則表明會計數據已造成原文件永久性損壞。例如，同文件名復蓋造成原文件永久性損壞。所謂邏輯性損壞，則表明會計數據并沒有真正抹去，仍存在于磁性介質上，只是抹去了表示某一存在的指針。例如，使用DOS中DEL或REASE所刪除的文件、文件復蓋、格式化、計算機病毒的破壞等。造成磁盤邏輯性損壞的常見原因有：文件刪除、FAT表混亂、根目錄被刪除等。 ①防止磁盤上存儲的會計數據永久性損壞的措施 a．防止非法格式化。非法格式往往是由于誤用DOS的FORMAT命令引起的，所以，可以采用隱藏FDRMAT命令的方法來防止。 方法之一是在系統中不裝FORMAT命令。優點是只要設有新的系統軟件的環境，就可防止格式化。 缺點是用戶進行磁盤格式化不方便，但也可以通過使用Windows95、Windows98、PCTOOLS等軟件來實現格式化的目的。 方法之二是既要保證使用方便，又要防止非法格式化?？赏ㄟ^把FORMAT、COM文件更名為用戶自己知道的格式，一般命令格式輸入格式命令FORMAT時，則系統不運行，只有輸入更名后的命令時，才真正運行。 方法之三是建立一個FORMAT．BAT批處理文件，把FORMAT．BAT更名隱藏，使得使用FORMAT．BAT命令只能對軟件進行格式化，不能對硬盤進行格式化。 B．防止磁盤會計數據文件被刪除、修改、復蓋。 方法之一是用DOS或Windows95把文件設置為只讀。例如，用DOS的ATTRlB命令把所有DBS文件設置為只讀，可用命令TTRIN+*．DBF設置為只讀屬性，是防止文件無意被DOS命令刪除、更名或覆蓋的較好方法，然而設置為只讀的文件可用PCTOOLS等工具軟件更名、刪除。 方法之二是通過對文件名和子目錄名的加密防止文件被非法刪除。例如，使用不可識別的半個漢字作為子目錄名，但仍可用PCTOOLS更名來破譯。 ②磁盤上存儲的會計數據被損壞后的恢復 a．使用備份恢復。方法之一是利用會計軟件提供的恢復功能將備份的文件恢復到硬盤上。方法之二是使用COPY命令恢復該備份的原文件。例如，當硬盤中某一文件被損壞時，則可以從備份軟盤把該文件重新拷貝到硬盤中。方法之三是用RESTORE命令恢復用BACKUP備份的文件。 b．使用RECOVER命令恢復根目錄區中的內容。當根目錄區受損時，則無法用DOS命令列出文件目錄。一般情況下，由于FAT表有兩個一樣的備份，即使壞了一個FAT表，也可以使用另一FAT表。因此，當目錄無法列出，則可用RECOVER命令來恢復。例如，把待恢復的盤插入B驅動器，鍵人RECOVER B：，則在B盤根目錄中建立FLLEnnnn．REC這類文件，對FLLEnnnn．REC這類文件使用PCTOOLS進行檢查，使用RENAME命令把這些恢復文件進行更名。 c．恢復被誤刪除的文件。在用戶作了RORMAT或DELETE的錯誤操作時，只要及時運用UNFORMAT或UNDELETE命令就可能挽回錯誤，防止被誤格式化或被誤刪除所造成的會計數據丟失。 隱含屬性，再拷貝，并且新盤先要格式化。COPY是按文件一個一個拷貝到新盤上的，所以不會復制BOOT區的內容，即不會傳染引導型病毒。COPY命令也不能復制加密盤和拷貝保護的軟盤。 ③使用PCTOOLS、HD—COPY等軟件工具進行備份。 (3)硬盤備份 ①使用DOS系統的BACKUP命令。使用BACKUP命令可以將指定目錄下的所有數據文件或一部分數據文件備份到軟盤上，也可以將指定日期以后的數據文件備份到軟盤上。用BACKUP命令進行備份時應注意：有些常駐內存程序與BACKUP相抵觸，當進行備份時，最好不要安裝常駐內存程序，在備份結束時，應檢查有沒有備份到備份盤上。 ②使用Windows95或Windows98中的備份工具。Windows95或Windows98提供了專門的備份工具，使用它可以很方便地完成硬盤的備份工作。備份時，可以選擇備份整個系統或所有的會計數據文件，也可以備份部分會計數據文件，在備份時，可以選擇是否要執行壓縮。