如何組織管理員工遠程辦公？

在當前形勢下，各企業必須拿出有效持續運營的辦法。對于大多數企業來說，因為疫情的影響，在當前，想要按照以前的方式恢復生產經營或者辦公幾乎沒有可能。隨著一些企業先后提出“員工在家辦公”的要求，一時之間，彈性辦公、移動辦公、遠程辦公等等名詞紛紛涌入大家的視線。在原定假期后開工的頭一天，“遠程辦公”登上了熱搜。這說明遠程辦公稱為人們聚焦的問題，也是大多數企業不得不面對的問題。

說起來容易做起來難，讓員工在家工作貌似很容易，但想要有組織、有秩序、有效率的實現遠程辦公確對企業的運營和管理水平以及主要人員的自覺自律提出了巨大的考驗。我結合個人對企業、當前現狀與遠程辦公的認識，進行系統化的闡述并在最后提出自己的建議。所有答案都能夠在文字中找到。

遠程辦公不能籠統的進行，首當其沖的原因，就是企業之間差異很大。面對當前形勢與遠程辦公的需求，企業之間的差異性體現明顯，并對遠程辦公的組織形成基礎性影響。不同行業、不同管理水平、不同經營模式甚至不同區域的企業，其實現有效遠程辦公的方式或者難度是不一樣的。

1.行業差異對遠程辦公形成影響

對于現在的企業，一個明顯的區分，就是傳統勞動密集型行業與現代互聯網行業。

A.勞動密集型行業：

是以勞動者集中勞動和現場多樣化精細分工為基礎的行業。具有兩個基本的特征：

其一，現場參與度高。比如紡織廠、電子設備加工企業等。這種類型的行業企業需要員工在一線直接參與勞動，除非人工智能和機器人高度發達，否則無可替代。

其二，績效形式與產品密切相關。這種行業的企業，無論從事怎樣的崗位，即便是辦公后勤和市場營銷，一樣與產品密切相關。

這樣的企業，想要全員遠程辦公是不可能的，除非是疫情需要的產品，否則生產和庫存都會有局限性。在這樣的情況下，要立足當前實際，必要的職能部門員工以及營銷人員可以安排遠程辦公。比如，財務在線報稅、在線工作處理，人力資源在線招聘、在線解答員工問題，營銷人員展開線上銷售等。他們也可以以特定網絡平臺為載體，進行遠程辦公。

B.現代互聯網相關行業

現代感較強的互聯網相關行業，相對來說，遠程辦公的可行性就要大得多。無論研發性企業、軟件服務企業、資訊平臺企業、電商企業、互聯金融企業等，本身的行業性質決定著其以網絡為主要的日常辦公形式，想要實現遠程辦公易如反掌。

這樣的企業，甚至可以實現全員在線遠程辦公，對于企業的正常運營影響不大。

2.經營模式差異對遠程辦公形成影響

經營模式在當前形勢下，反映出來的差異主要有兩方面。一方面是企業的盈利模式，另一方面是企業的業務體系。

A.盈利模式差異

盈利模式既與行業相關，更與企業的實際相關。比如，以租賃費用收取為盈利來源的企業，其辦公形式受到當前形勢的影響要差一些；但現金流受到線下影響巨大的批發或者零售行業企業，其辦公形式就會受到挑戰；另外，多渠道盈利模式與單一渠道盈利模式，兩者對企業及其辦公也產生很大的影響。

盈利模式不僅決定著企業的資金充裕性和運營可持續性，同時也決定著當前形勢下，企業具體實行遠程辦公的方式或者規模。

B.業務體系差異

所謂業務體系差異，并非單指銷售差異，而是基于供應鏈角度，對企業的產供銷形成整體影響的全領域運營業務運營差異。

不同企業的業務體系是不同的，有的企業規范一些或者說變動彈性大一些，而有些企業粗糙一些或者說變動空間小一些。比如，線上線下全域營銷的企業與只從事線上銷售的企業不同，比如平時實行零庫存管理和備用庫存管理的企業不一樣，比如實行應付應收及時到位的企業與深陷三角債的企業差異很大。

這些差異，對于企業遠程辦公的影響有兩點：其一，遠程辦公的人員安排；其二，遠程辦公的必要性。

3.管理水平的差異對遠程辦公的影響

不同的企業，管理的模式與水平差異很大。

基于遠程辦公角度，主要有兩方面差異：

其一，是權責明晰性，權責明晰程度決定著員工對于自身工作的角色認知和參與程度；其二，是績效規范性，比如目標設定、時間管理、匯報方式、結果評估以及利益分配等等，合理的方式激勵員工，即便遠程辦公一樣高效，不合理的方式打擊員工，一旦遠程辦公很容易變成一盤散沙。

管理的規范性決定著遠程辦公的具體組織方式和效率。

4.其他差異

所謂其他差異，主要指區域差異，不同區域的企業，其遠程辦公的條件不同。比如，一些地處偏遠的企業或者員工，網絡與硬件條件未必能夠跟得上；相反，一些區域條件好的企業，就容易實現。

小結：企業在行業、經營與管理上的差異，是遠程辦公組織的基礎決定因素，決定著企業到底要不要遠程辦公，到底怎樣實現遠程辦公。脫離這個實際，籠統地談遠程辦公沒有意義。在談到到底如何組織遠程辦公前，我們不但要對企業的具體差異有明確的了解，還需要對遠程辦公有所了解。只有這樣才能有工作有效。遠程辦公并不只是在家里辦公，到底遠程辦公的普及性如何，到底有什么優勢或者劣勢？作為組織者，要清楚了解才能夠行動有效。

1.當前形勢下，遠程辦公具有一定的普遍性，但遠沒有全面普及。

任何工作都講究條件性，具備條件可以做，不具備條件創造條件也可以做，但是連創造條件的可能都沒有，也不必硬去做。

A.行業占比不同

就拿遠程辦公最為方便的互聯網行業來說，智聯招聘近期發布了一份《2020年春節企業復工情況調研報告》，報告顯示，疫情期間，要求員工在家辦公的互聯網企業在整體行業中占比32.1%，這是遠程辦公占比最高的行業。而農林牧漁行業，復工后遠程辦公的占比只有8.5%。

B.大部分公司的遠程辦公是臨時性安排

信息透漏，一些具有代表性的公司安排如下：

字節跳動：2月3日在家辦公，2月9日之前留在當前所在地，2月10日至13日再返回工作地，然后再在工作地自己家里隔離14天后，確認沒事，大概在2月25日至27日回公司上班；

騰訊：2月3日~7日在家辦公，2月10日（正月十七）回公司上班；

阿里：2月3日~7日在家辦公，2月10日（正月十七）回公司上班；

滴滴：2月3日~ 7日在家辦公；

360：在家辦公到2月10號；

新浪：2月3號~2月7號在家辦公，2月10號正常上班；

同程藝龍：2月3號~2月7號在家辦公，2月10號正常上班；

2.遠程辦公的優勢

在當前情勢下，因為暫時沒有辦法集中辦公或者沒有辦法面對面集中辦公，采用遠程辦公是相對理性的選擇。總體上來說，遠程辦公有兩大優勢：

A.避開疫情影響，助力企業運營

大家都知道，疫情對當前企業的正常經營產生了或多或少的影響。尤其是原來的辦公形式受到最為嚴峻的挑戰，在這種情況下，利用智能技術和網絡的優勢，無疑是較為理性的選擇。

既能夠響應國家號召，合理合法地工作，又可以利用網絡技術盡量將工作往前推進。這是互聯網普及的今天，遠程辦公可行和優越性的體現。

B.滿足企業與員工當前形勢下的個體需求

一方面是時代特征的影響，另一方面是當前情勢的要求，遠程辦公一定程度上滿足了企業或者員工的個性化需求。

對于員工的滿足感：

首先是更好的平衡家庭與工作的矛盾，減少通勤時間。原來固定時間上班下班，個人的主要時間都耗費在工作場所，顧不上家庭。現在在家遠程辦公，可以在與親人更好互動的同時，滿足工作的要求。

辦公氛圍更為輕松，避免面對面沖突與現場壓力。相信很多職場人都有類似的經歷，不愿意面對一切有矛盾的同事或者不愿意面對領導，在工作現場總覺得不自在，容易產生疲勞感。遠程辦公則避開了這些壓抑因素，使得個人處在更為輕松的環境當中。

對于企業的滿足感：

減少管理與溝通時間，將主要的精力用在工作上。在現場辦公的時候，大家在溝通、協調、管理等方面要耗費大量的時間和成本，但是采用遠程辦公的方式，工作的規則就變得簡單：對工作有用的就說，沒有的不用說，不管個人的內心感想如何，一切聚焦于工作與結果。

管理方式簡單明了。采用遠程辦公的方式，在員工考勤、工作結果呈現等方面都是一目了然，一切都以數據為基礎，一切都不用過多的解釋，也不用繁雜的制度約束。一定程度上促進了企業辦公的效率。

3.遠程辦公的不足之處

遠程辦公在當下有其相對優勢，但是也尤其不足之處。主要有三個基本的方面。

A.軟件平臺支持力度欠缺

一說到軟件平臺，大家就會想到釘釘、企業微信等。在遠程辦公方面，我們國家有不少軟件支持。但是軟件本身還是有些不足。

2020年2月3日，A股春節后第一個交易日，A股“云辦公”概念逆市飄紅，紛紛出現上漲或漲停的情況。不過尷尬的是，釘釘、企業微信等在線辦公App卻在遠程辦公第一天集體出現問題。不少網友反映，企業微信和釘釘出現Bug。有網友表示“一小時進不去”，也有網友稱，“不斷有人掉出會議進不來，重新建立完全死機。”“全國遠程開工的第一天，企業微信的音頻群聊，炸了… ”

盡管釘釘和企業微信隨后恢復了系統，并回應，系統問題是由于用戶數量龐大，造成的網絡限流和擁堵。但無法掩蓋“體驗不佳，工作效率受到了影響”的結果。可見，在當前情況下，遠程辦公產品的硬件發展還不足以支撐龐大的企業和員工用戶群體。

B.員工自律性欠缺

遠程辦公是一種分散式辦公方式，其基本前提是要求大家自覺自律。現實情況下，真正能夠自律并專注工作的員工還是少數。我個人就有很實際的體驗，有時候一邊看著文件，一邊問著炒菜的香味，一只眼睛盯著電腦，還有一只眼睛看著蹦來蹦去的孩子。

想要如同辦公場所那樣集中精力真的很難，不是哪位員工有問題，而是環境的突然切換使得大家還不能夠真正的適應或者掌控這種節奏。

C.不少企業管理水平受限

相當數量的企業習慣于現場管理，還有不少企業平時的決策與工作安排缺少計劃性，而且職責分工也不明確。這個時候，一下子切換到遠程辦公，就需要重新梳理工作的目標與安排，改變以往的管理習慣與工作控制。一些企業做的較好，但還有一些企業卻有心無力。最多多打幾個電話或者要求傳送幾個文件了事。

企業的運營與管理規范性與系統性是建立有效遠程辦公的前提。小結：從當前的實際情況來看，企業采用遠程辦公大多還只是臨時性舉措。這就決定了遠程辦公的多樣性和隨機性。另外，想要開展遠程辦公，在看到其優勢的同時，也要明白其不足之處。結合企業和員工的實際，才能有效安排。在了解了企業的不同之處與遠程辦公的當前現狀之后，我們來看一下，應該如何組織遠程辦公。遠程辦公需要工具的支撐，也需要一定的管理參與，結合各自實際進行選擇。

1.遠程辦公工具的選擇

遠程辦公工具的選擇包括兩部分。

A.平臺選擇

國內最常用的遠程辦公有兩種類型。

一種是一些實力企業自己研發的遠程辦公平臺，他們自產自用，無需考慮社會上的軟件。

另一種，則是社會上普遍適用的辦公平臺，如阿里的釘釘、騰訊的企業微信等。這里，我不做個人推薦，不同使用者自己選擇。

需要指出的是，不同遠程辦公的軟件平臺，其操作規則和功能略有差異，需要使用者認真了解。

B.網絡調試

所謂的網絡調試包括兩個基本的方面。一方面，是指管理員基于目標網絡平臺運行的模擬測試，要保障大家能夠順暢使用才行；另一方面，就是在家的員工要保證自己的網絡暢通，以防出現斷網現象。

作為管理者或者組織者，需要明確員工的網絡通常情況，以及軟件平臺順暢運行下應該提前做好的技術工作。

2.遠程辦公的管理準備

要想做好遠程辦公，需要在管理上作三方面準備：

A.要有總體規劃

總體規劃包括遠程辦公的時間節點，遠程辦公主要的參與者、處理事項，遠程辦公的整體工作計劃安排與具體權責落實等。

沒有一個基礎的規劃，對遠程辦公的有效開展是不利的。

B.基本的辦公規則

辦公規則包括集體作息時間、溝通與操作方式和辦公紀律要求等。這是能夠有效開展遠程辦公的保障。

C.基本的績效要求

主要包括總體目標、具體責任與工作目標的設定與落實，整體工作計劃與個人工作計劃的落實與跟進，目標與計劃執行的監督與評估，以及與之相關的考核與利益分配等。

在總體規劃的框架下，做好管理規則與績效的明確要求，才能夠保障員工能夠有效的遠程辦公，才能夠保障整個組織在遠程辦公的條件下達成目標。

3.具體辦公方式的選擇

所謂具體辦公的方式，是站在整體角度來說的。企業不同，采用的具體辦公方式也不同。

因為辦公工具包括計算機、電話、郵件、網絡、音頻或者視頻等，不同企業有不同的選擇，要實事求是，切勿隨便模仿。

就辦公的方式來說有兩個基本的類型，一個是統一在線辦公，以軟件平臺和網絡為載體，大家在統一時間全部上線，集中在線上進行工作推進；另一個，則是各自在線辦公，無需強制大家統一在線，只要在約定的時間內各自把工作做好，然后按照規則溝通或者上報就好了，個人根據自己的實際情況安排自己的時間與進度。

小結：當前情況下，組織員工遠程辦公的主要考驗就是辦公方式的合理性和管理規則的有效性。組織者必須有規劃、有計劃、有管理的基本要求，有績效的基本約定，同時還要靈活處理遠程辦公的方式問題。

總體上來說，當前進行遠程辦公是好事。對于遠程辦公的組織要有序進行。除此之外，個人還提出一些基本的額外建議。辦公是企業運營的核心，這是實打實的事情，不是玩笑也玩笑不得。

1.個人對于企業的額外建議：

實事求是，就是要符合企業的行業特征、符合企業的經營與管理實際，一方面判斷遠程辦公的必要性，不一定非要遠程辦公；另一方面，如果遠程辦公的話，要結合自己企業的人才、運營目標和市場等實際情況做出簡約有效的規劃。

2.個人對于員工的額外建議：

要加強工作的自律性。因為辦公環境和條件的改變，可能讓一些員工松懈下來，甚至三心二意，這對于自己是不利的，要在公司的統一要求下，加強自我約束和要求，專注于工作。

要協調好家庭關系。因為自己就在親人身邊，家人可能關注甚至參與你的辦公，或者針對你的遠程辦公有不同的意見和觀點。這個時候，就需要個人做好他們的工作，爭取他們最大程度的配合與支持。

總結：對于大多數企業來說，當前選擇遠程辦公是迫不得已的臨時性措施。但即使這樣，也是一種有階段性重要影響的組織工作形勢。不做則已，做就要做好，這需要結合公司實際合理規劃、有效組織和管理。

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