怎樣制作投標文件？

在公開招投標活動中，一份好的投標文件就是團隊綜合實力的最佳可視化展示。做一份高質量、高標準的投標文件，或許會花費很多時間，但是一旦形成定稿，以后的所有的招投標，只要在此基礎上進行不斷完善和迭代就可以了。

采購文件網有海量專業的投標文件模板范本，基于歷次成功的投標經驗，總結出以下投標文件制作的4大階段，30個核心步驟。

投標文件制作4大階段，30個核心步驟階段一：招標文件解讀招標文件的解讀，相當于考試中的審題，如果想交出一份滿意的答卷，審題一定要準確，因此解讀的質量直接影響了投標文件制作的策略及最終呈現的效果。1.01 投標文件制作工作分解很多招投標項目，需要在短時間內完成投標文件，時間緊，任務重，僅靠一人之力無法完成，因此需要團隊協作，合眾為一、統籌規劃、有序進行，組成項目工作小組，明確分工及完成日期，將招標文件核心內容及注意事項做成思維導圖或者表格清單，便于后續開展工作時快速核對。

投標文件流程圖思維導圖的制作過程就是對招標文件內容的熟悉過程，只有對招標文件有了詳細的了解，融會貫通，在制作投標文件時才能夠得心應手，逐一響應。在解讀招標文件時，需要重點關注投標人資質要求、服務內容、評分標準、時間節點及廢標情形等內容，并且要不同主題形成單一的書面解讀文件，便于后續校驗及使用。

標書分析表對于資質的解讀，不僅可以判斷投標人是否具備投標資質，也可以快速判斷投標人在資質上是否具有得分優勢。對于服務內容的詳細解讀，是編制投標文件時對招標要求一一響應的基礎，解讀服務內容需要耐心細致，任何一處遺漏，都可能導致不完全響應，最終導致扣分，嚴重的可能會導致廢標。投標文件分工解讀之后，一定要召開項目組交流會，熟悉招標文件內容，并布置下一步投標文件的撰寫工作。1.02 確定所有重要時間節點對于時間節點的解讀及把握，關系到投標文件制作的進度安排，從而影響到投標文件項目成員的配置及投標文件的精度。將所有投標重要時間點逐一錄入Excel表格，并根據時間先后進行排序，依據招標時間要求，確定投標文件的編制進程。一般而言，投標過程中的重要時間節點有以下幾個：標書購買截止時間開標時間截標時間投標人的答疑截止時間招標人對招標文件的澄清時間交納保證金截止時間（注意考慮周末銀行不辦理對公業務）投標有效期天數

1.03 確定項目基本信息將項目的基本信息，以清單形式進行羅列，方便文件制作及查漏補缺。一般而言，項目基本信息包含以下幾個方面：招標項目名稱招標項目編號服務起始日期優惠條款招標控制價（如有）投標保證金繳納信息投標人的資格要求服務方案要求履約保證金信息付款方式及日期

1.04 確定項目評分標準投標文件應緊扣評分標準制作，仔細分析招標文件中的商務、技術的評分標準。所有的投標文件均需對應評分標準一一準備，且突出標題，一目了然。根據律所實力進行詳細分析：要求什么標準，客觀分（比如業績、財務情況、進度安排等）和主觀分（比如方案等），怎樣拿高分，編輯評分導讀表。

評分導讀表評分導讀表摘錄標書評分標準并標明頁碼，便于信息核對，它既是投標文件編制時的指引，也是后續文檔審查時的參照標準。然后，根據評分導讀表制作評分梳理表，根據標準制定投標策略，尋找自己的優勢，彌補自己的劣勢，做到心中有譜。

評分標準梳理表對于評分標準的全面解讀至關重要，只有把握住得分點，在制作投標文件時才能夠詳略得當，重點突出，并且要把握住一個原則，所有的得分點在投標文件制作中都要便于查找。此外，對于廢標情形的解讀及羅列不可忽視，若解讀不到位導致出現廢標情形，之前團隊所有的努力都會付諸東流。在投標過程中，出現廢標的情形屢見不鮮，一定要予以重視。1.05 確定文件排版要求一般招標文件在招標書中均規定了投標書的排版格式要求，制作者必須遵照招標文件要求編寫投標書。如果沒有相應的排版要求，則需在制作文件前統一排版規則（排版規則的制定，需要提前設計），以便不同的項目參與者在排版時有章可循，同時也可以降低文件匯總時的時間成本。

投標文件排版要求1.06 明確具體服務內容投標文件的編制必須建立在認真審閱和充分消化、理解招標書中全部條款內容的基礎之上。明確詳細的服務內容將有利于編制投標文件時保障逐條響應，如未逐條響應，可能會被招標方視作有偏差或不響應導致扣分，嚴重的還將導致廢標。1.07 確定優惠條款招標文件中一般會給出優惠條款的切入點，因此在響應時一定要將優惠條款單獨列出，便于評委查證標書的完整性。有的招標文件，將優惠條款設置為常規分數，包含在總分之中，占一定的分數；有的招標文件，將優惠條款設置為投標文件的加分項，因此要予以格外重視，優惠條款要盡量細化和明確，做好工作拆分。1.08 審讀資信條件資信證明是投標人證明其具有參與項目投標和履行合同的資格及能力的證明，是投標的必備文件，一般包括投標人的經營資格、專業資質、財務狀況、 技術能力、管理能力、類似業績、商業信譽等方面的證明。1.09 基本操作規則匯總基本操作規則需要事先確立，并且根據團隊經驗不斷完善，實現知識的積累和不斷迭代升級，有助于團隊成員高效率協作。以下是我們歷次經驗總結出來的幾項規則：所有文書編號，盡量采用自動編號，不超過三級。自動編號可以避免出現內容調整時，需要對所有編號進行手動調整的尷尬情形，手動調整編號順序會浪費許多時間。目錄要自動生成，禁止手動編寫目錄并標注頁碼。投標文件少則幾十頁，多則幾百頁，內容的變動會引起目錄的變動，使用目錄自動生成的功能，可以避免手動調整目錄順序和頁碼的情形，大大提高排版的效率。所有資質、證書及紙質文件，均需掃描插入word文檔，并自動插入頁碼。目的是為了排版方便，節省手動打碼的時間，同時也是為了方便重復使用。善用分頁符和分節符，分頁符是為了使每一份單獨的文件的標題都能夠顯示在頁面的最上端，并且保證前文內容的調整和刪減不會引起后一個文件標題位置的變動。使用分節符的目的是為了使文章的正文在目錄上顯示為第一頁，這就需要使用分節符將目錄與正文分節。如果發現商務或技術參數中有疑義，應立即按投標人須知所述地址及聯系方式與招標方取得聯系，及時用書面形式向招標人提出澄清。如果招標文件中有多處對同一事項提出要求且不一致，在招標文件沒有特別聲明以哪處為準時以最苛刻的要求為準，或詢問招標代理。頁數較多的連續文檔應轉換成PDF等不可編輯版本后打印。根據目錄將所有電子文檔有序分類存放，文件名稱為：文件名—制作人—制作日期—版本號。“投標文件”的文件夾中只存放編輯完后需要裝訂、遞交的文檔。階段二：投標文件編制投標文件的編制分為招標文件附件中所包含的格式文本的填寫，和投標人根據招標文件要求，需要制作的相關文件。2.01 制作封面每份響應文件須在封面上清楚地標明“正本”或“副本”字樣。一旦正本和副本不符，以正本為準。封面需要重點審核的要點如下：格式：封面格式是否與招標文件要求格式一致，文字打印是否有錯字。標段：封面標段是否與所投標段一致。簽章與名稱：企業法人或委托代理人是否按照規定簽字或蓋章，是否按規定加蓋單位公章，投標單位名稱是否與資格審查時的單位名稱相符。日期：投標日期是否正確。2.02 準備投標方詳細材料準備事務所相關材料的目的是向招標人展示事務所的綜合實力。首先，要突出事務所在招標項目中的經驗及市場優勢，增加招標人的信任，以提升中標幾率；其次，必須根據招標要求準備相應的文件。注意要點如下：事務所介紹：內容盡量全面、詳實，業務能力介紹多采用數字/圖表形式。事務所人員名冊：突顯專業人才和律所規模優勢。事務所榮譽：相關領域/含金量高的榮譽可放在前。同類服務經驗及業主評價：以表格形式列舉。類似項目業績一覽表：見模板，盡量全面，展示相關經驗和市場優勢。供應商資格聲明函：準確填寫項目編號和時間及項目名稱。供應商情況表：最好能夠在1頁內展示，不可超過3頁。在準備事務所材料時，需要將所有的資質文件及榮譽證書等文件掃描成圖片格式，然后以圖片形式插入word文檔，以便于連續編制頁碼和自動生成目錄。2.03 撰寫談判響應函談判響應函一般在招標文件中有固定的格式，只需在空格處將信息補充完整即可。一般需要填寫的內容為采購代理機構名稱、項目編號、響應文件的有效期、磋商保證金數額、投標人的聯系方式等信息。2.04 準備證件材料準備招標文件中要求事務所提供的相應資質的文件，并核對文件的有效期。如文件不在有效期內，需提供新的文件。注意要點：提供的律所執業許可證副本，需要提供最近一期年檢頁。所有材料需掃描成圖片后插入投標文件，保證掃描件清晰完整。2.05 制作磋商響應報價表一般情況下，響應報價低于或等于預算價格的，為有效響應報價。超出此范圍的響應報價為無效響應報價。無效響應報價的響應文件不進行評審，也不得標。因此，投標和響應報價時應當注意以下幾點：能否中標，不僅取決于投標人的經濟實力和專業水平，而且還決定于競爭策略是否正確和投標報價的技巧運用是否得當。考慮報價時，應堅持“既能中標 ，又有利可圖”的原則，綜合各方面的因素，根據評標的商務、技術和價格所占的分值，慎重確定投標策略，做出合適的報價。相關人員必須嚴格保守商業秘密，不得將價格透漏給項目組以外的任何人。2.06 制作項目工作組織實施方案項目工作組織實施方案的編寫，須依據招標文件的要求進行。招標文件中提到的要求，必須一一響應，并且以標題的形式突出展現，以便于評委打分時快速找到評分項。一般而言，實施方案包含以下幾個方面：服務人員名單及簡介律師選用條件工作安排及要求團隊協作制度特別事項報告制度集體討論制度監督管理制度考核評價制度可視化的工作方式標準化的工作流程卷宗及時裝訂制度矛盾糾紛處置方案投訴處理規定2.07 撰寫承諾函投標承諾函是整個投標文件得分點的匯總，撰寫承諾函須達到讓評委快速找到得分點的目的。注意事項有以下幾點：承諾必須與招標文件要求相吻合。承諾內容與投標書其他有關內容一致。承諾內容需涵蓋招標文件的所有內容，實質響應招標文件的全部內容及招標單位的意圖。投標人制定的優惠措施一并在承諾書中體現。招標文件要求逐條承諾的內容需要逐條承諾，承諾內容不允許有保留或留有其他余地。承諾函需加蓋律師事務所公章。2.08 明確保障措施再完美的方案落地執行時，都需要相應的保障措施。保障措施是否完備，決定了服務方案是否能夠得到不折不扣的執行。因此，保障措施應緊扣服務方案，進行全方位的支持。2.09 明確相關制度標準根據招標文件要求，結合律師服務的經驗積累，進行制度完善和展示。展示相應成文的服務規范，以體現律師的專業性及團隊協作。

合同修改服務規范階段三：投標文件審校投標文件初步成稿后，需要對投標文件從內容和形式兩方面進行審核和校訂。對于內容的審查，應主要針對投標文件是否對招標文件要求逐條作出響應，如未作出全面響應，可能將被視作有偏差或不響應導致扣分，嚴重的還將導致廢標。為了保證投標方案具有競爭力，在審校時需要重點對服務方案和報價方案進行再次確認，再次確認的原因是在制作投標文件的過程中，投標人已經對自己的綜合服務能力與項目的匹配度有了進一步的判斷，同時對自己潛在的競爭對手也有了預判，再次確認服務方案和報價方案，是為了將服務方案和報價方案調整地更加具有競爭力。 3.01 審查投標文件形式審查語言表述：標書內容描述用語是否符合行業專業語言，是否有錯別字。審查項目編號與名稱：投標文件整篇項目編號與名稱是否一致。審查招標人名稱：與執業許可證、資質證書及其他材料是否一致。審查目錄內容、格式：從順序到文字表述是否與招標文件要求一致。目錄編號、頁碼、標題是否與內容編號、頁碼（內容首頁）、標題一致。確認目錄是否更新，目錄所指頁碼是否與文件內容頁碼相符合。審查投標書日期：日期是否正確，是否與封面所示吻合。審查排版：是否統一美觀：投標文件的紙張大小、頁面設置、頁邊距、頁眉、頁腳、字體、字號、字型等是否按規定統一。頁眉標識是否與本頁內容相符。投標文件是否有缺頁、重頁、裝倒、涂改等錯誤。3.02 審查投標文件內容根據招標文件的要求，審查文件是否齊備。需要至少三名參與項目的人員進行三輪審查，以避免出現錯誤。最終，由非項目參與人員進行最終的審查，保證投標文件完整無誤。審查要點如下：對照招標文件中“投標文件的組成”檢查文件的完整性。審查投標文件是否對招標要求一一響應。對文件的落款日期進行核對，避免日期早于招標前，晚于開標時。對價格、有效期、項目周期、數量等數字進行逐一核對。3.03 確認報價方案通過制作投標文件的過程，可以更深刻理解招標人的意愿及希望達到的目的。隨著對項目整體把握的進一步加強和標書編制及各項服務措施的制定，反觀報價方案是否需要調整。可以根據評標的商務、技術和價格所占的分值來參考投標總價。招標文件如有限價，必須要低于分項和總價的限價。3.04 確認服務方案法律服務方案，是投標文件的核心內容，也是招標人最為關注的問題。方案編輯完成后，應再次確認是否有更好的替代方案，是否有需要再次完善的地方，聽取事務所其他成員的意見，進行相應的補充。最終，與項目負責人或律所主任確認服務方案。

常年法律顧問服務方案3.05 核對資質證件投標人應該在開標現場向評標委員會提供原件核對，否則將作無效投標處理。因此，證件的核對至關重要。主要資質證件清單與注意事項如下：執業許可證、稅務登記證、負責人身份證明齊全并滿足招標文件要求。各項榮譽證書需齊全并準備好原件。財務狀況表、近年財務決算表及審計報告是否齊全，數字是否準確、清晰。主要負責人員證件是否齊全。階段四：投標文件封裝及簽章投標文件封裝及簽章是最后一個階段的工作，包括定稿、膠狀、簽章、封裝、份數檢查、原件核對等。4.01 投標文件定稿投標文件定稿時，要確保文件正文無排版錯亂、格式不統一、目錄頁碼未更新等情況，保證附件資料齊全，掃描件清晰，并且要再次謹慎確認，從內容上不存在廢標的情形。注意事項如下：附件資料齊全，掃描件要清晰、不得涂改。投標文件定稿前，需要將Word文件轉化為PDF，在電腦上進行校對。經過三輪校對無誤后，將文件正反面打印，交三人審稿。三人進行文字、格式、內容的校對修改，確認無誤后定稿。將修改后的文件轉化為PDF格式并交付指定的打印社打印。再次確認不存在會廢標的情況。4.02 投標文件膠裝招標文件有打印和裝訂要求的，按要求進行裝訂。招標文件沒有打印和裝訂要求的，按如下方式進行打印裝訂：-封面：彩色打印，白色，銅版紙，塑膜；-內頁：彩色，雙面打印，A4大小，80g紙；-裝訂方式：膠裝；-裝訂分數：正本 本，副本 本；圖文公司聯系方式：-公司名稱-公司地址-聯系電話-傳送文件用QQ-傳送文件用微信傳送文件時注意事項：-傳送PDF格式文件-傳送前電話確認聯系方式-傳送時明確打印、裝訂要求及份數-QQ或微信明確告知：機密材料，注意保密，打印后請將文件銷毀，切勿外泄-明確材料取回時間現場核對文件是否符合要求及是否美觀：-對于投標文件的簽章，要按照招標文件的規定，加蓋單位公章并由律師事務所負責人或授權代理人簽署，確保公章、小簽齊全，位置準確。-對于投標文件的密封，許多招標文件有明確的要求，要嚴格按照要求密封。沒有按招標文件要求進行密封的投標文件，可能被作為廢標處理，應高度重視。 4.03 投標文件簽章

投標文件要按照文件規定加蓋單位公章，并由律師事務所負責人或授權代理人簽署，確保公章、小簽齊全，位置準確，注意事項列舉如下：負責人簽字。授權代表簽字。原則上于每頁文件頂部外邊緣的文字處加蓋公章，每頁必須蓋章，不得遺漏。有委托人簽字時公章蓋在簽字上。有事務所名稱作為落款時公章蓋章事務所名稱上。

4.04 投標文件封裝根據招標文件的要求對投標文件進行密封，對加蓋印章有要求的，一定要按招標文件要求加蓋有關印章。要求投標文件商務標部分與技術標分別裝訂、分別密封，并規定了技術標使用的字號、行距、字體、紙張型號等，對招標文件有此要求的，投標人在制作、裝訂和密封投標文件時，要加倍小心。4.05 投標文件份數檢查投標文件有正本和副本之分。副本是正本的復印件，正本為簽字、蓋章原件。在制作的時候要確保正本全部完成，檢查無誤，再在膠裝前開始復印副本。不具備自行裝訂條件、委托打印公司裝訂時，可以直接將按要求裝訂相應的份數告知打印公司，注意封面區分正副本。一般招標文件會注明正本和副本不一致時，以正本為準。裝訂正副本時，至少多裝訂一份正本，留作備用。裝訂后在正本和副本上簽字和蓋章。4.06 所需原件核對封裝開標時不帶原件會導致廢標，因此一定要逐一核對招標文件中要求攜帶的原件。原件包括資質原件、榮譽證書原件、相關工作業績證明原件、事務所授權委托書原件、被授權人身份證原件、磋商保證金原件等。4.07 填寫投標文件審查表行政、實習律師、律師根據審查表審查三遍。每人審查后給出書面審查意見，并在審查表上簽字，讓工作過程有記錄可查。

結語投標文件制作的過程，是一個集思廣益、團隊協作的過程，同時也是鍛煉隊伍、踐行團隊文化、提升團隊凝聚力、豐富團隊知識管理的過程。

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